Verein administrieren

In diesem Kapitel werden Spezialfunktionen erläutert, um Vereine zu verwalten. Diese sind nur für Personen sichtbar oder zugänglich, welche die entsprechenden Gruppenzugehörigkeit und Rollen besitzen.

Tipp

Der Kurzname soll zum Beispiel für „Musikgesellschaft Eintracht Windisch“ nicht „MGE“ sein, weil der Verein so nicht mehr identifizierbar ist. Besser wäre „MG Eintracht Windisch“. Generell: Im Kurznamen wird nur die Bezeichnung „Musikgesellschaft“ o.ä. gekürzt.

Modul Gruppen

Menü Personen

Neues Mitglied erfassen

Im Menü Personen über den Button Person hinzufügen können Mitglieder, Ehemalige oder auch neue Personen, die zuerst erfasst werden müssen, der gewünschten Gruppe (mit entsprechender Rollenzuteilung) zugewiesen werden.

Zuerst soll die Person über das Suchfeld mit Namen gesucht werden.

Anhand des Namens wird eine treffende Auswahl der bereits vorhandenen Mitgliedern mit Wohnort und Jahrgang angezeigt. Falls die gesuchte Person existiert, ist sie

• der gewünschten Gruppe,

• mit entsprechender Rolle,

• allenfalls einer weiteren Bezeichnung

• und dem Eintrittsdatum zuzuweisen.

Anschliessend empfiehlt es sich, die Angaben der Person zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Hat das Mitglied noch keine Haupt-E-Mailadresse ist diese für den Login auf die Datenbank einzusetzen.

Wenn bei der Eingabe des Namens keine Auswahl angezeigt wird, kann direkt über die Tastatur Enter gedrückt werden und man gelangt in die Maske für Neue Person erfassen.

Hier müssen mindestens die mit einem Stern markierten Felder (Vorname, Nachname und Geburtstag) ausgefüllt werden.

Allenfalls muss die Gruppenzugehörigkeit und Rolle angepasst werden.

Um weitere wichtige Schritte gleich zu erledigen, empfiehlt es sich auch gleich die Felder Haupt-E-Mail und das Datum des Eintritts auszufüllen.

Liste importieren

Tipp

Damit der Import klappt, muss zwingend die Korrespondenzsprache jedes Benutzers definiert werden. Diese ist entweder de, fr oder it (Gross-/Kleinschreibung beachten).

Mitglieder bearbeiten

Personen mit den Rollen Adressverwaltung, Präsident oder Administrator kann die Daten sämtlicher Personen im Verein bzw. der ihm zugeteilten Gruppe bearbeiten. Dazu ist die zu bearbeitende Person aufzurufen. In der Ansicht „Info“ findet sich der Button „Bearbeiten“:

Rollen bearbeiten

Um einem Mitglied eine neue aktive Rolle in einem Verein/Verband hinzuzufügen, in welchem das Mitglied bereits eine Rolle besitzt, wählen Sie im Abschnitt „Aktive Rollen“ +Rolle hinzufügen bei derjenigen Gruppe, bei welcher Sie eine neue Rolle hinzufügen möchten. Sie können dann innerhalb der gewählten Gruppe dem Mitglied eine zusätzliche Rolle hinzufügen und angeben, seit wann die Rolle gültig ist.

Wie Sie einem Mitglied eine neue nicht mehr aktive Rolle in einem Verein/Verband hinzuzufügen siehe unter Veteranen verwalten

Um aktive Rollen zu entfernen, wählen Sie auf der Ansicht „Info“ im Abschnitt „Aktive Rollen“ das Symbol ‚Abfalleimer‘. Sie beenden damit die entsprechende Rolle per sofort.

Tags

Um Mitgliedern eine bestimmte Kennzeichnung zu geben, können sog. Tags verwendet werden, wobei dies strukturiert (z.B. „Mailing: Newsletter“, „Mailing: Print“ etc.) oder unstrukturiert (z.B. „Helferpool“, „Webmaster“ etc.) erfolgen kann.

Tags von Personen in einer Gruppe können nur von Personen mit der Rolle Adressverwaltung oder von Personen mit weitergehenden Berechtigungen gelesen und geschrieben werden1 . Personen mit der Rolle Mitglied können weder ihre eigenen noch diejenigen Tags der anderen Gruppenmitglieder sehen.

Damit sind Tags eine Alternative dazu, thematisch zusammengehörende Personen in einer eigenen (Unter-)Gruppe zusammenzufassen. Mitglieder einer Gruppe sehen sich gegenseitig. Tags sind für Mitglieder nicht ersichtlich.

Neue Tags können in der Ansicht „Info“ einer Person über den Button „Tag hinzufügen“ generiert werden. Das Übernehmen der bereits erstellten Tags kann für das Filtern massgeblich sein.

Hinzufügen neuer unstrukturierter Tags (rechtes: Auswählen eines früher erstellten Tags)

Hinzufügen neuer strukturierter Tags (Trennung der beiden Begriffe durch einen Doppelpunkt)

Funktionäre (Präsident, Dirigent etc.) erfassen

Es ist wichtig, dass die Vereinsfunktionäre als solche im System erfasst bzw. gekennzeichnet sind. So stellen Sie sicher, dass Ihre Funktionäre die entsprechenden Nachrichten Ihres Kantonalverbandes und des Schweizer Blasmusikverbandes auch erhalten. Um unnötige E-Mail und Briefe zu vermeiden, versuchen der SBV und seine Kantonalverbände ihre Informationen zielgerichtet zu verschicken: Einladungen für Dirigentenkonferenzen gehen nur an die Dirigenten; Informationen im Zusammenhang z.B. mit COVID-19 wie Hinweise zu Kurzarbeitsentschädigungen betreffend die PräsidenInnen der Verein etc.

Dirigent erfassen

Bei der Erfassung der Dirigent:innen ist zu unterscheiden, ob diese selber auch Mitglied des entsprechenden Vereins sind oder nicht.

Wichtig

Für Mitglieder sind die entsprechenden Jahresbeiträge (SBV, SUISA und kantonale Musikverbände) zu entrichten und zählen die Aktivjahre der Mitglieder für die Berechnung der Veteranenehrungen. Bei Nicht-Mitgliedern entfallen die Jahresbeiträge und entsprechend auch die Aktivjahre.

Dirigent:innen ist in jedem Fall die Rolle [Musikgesellschaft XY] → DirigentIn zuzuordnen:

Ist ein(e) Dirigent:in auch Mitglied im entsprechenden Verein, ist ihm/ihr zusätzlich die Rolle Mitglieder → Mitglied zuzuweisen:

Präsident erfassen

Neben der Rolle Mitglieder → Mitglied (falls der Präsident auch selber Aktivmitglied ist), ist ihm ihm auch die Rolle Vorstand → Präsident zuzuordnen.

Tipp

Das Vorgehen ist für das Erfassen von Vizepräsident, Kassier, Veteranenchef, Präsident der Musikkommission etc. ist analog zum Vereinspräsidenten.

Veteranen verwalten

Überprüfen der Einträge gemäss Musikerpass

Damit die Berechnung der Aktivjahre eines Musikanten korrekt erfolgen kann, müssen dessen aktuellen und bisherigen Mitgliedschaften in den Verbandsvereinen in hitobito erfasst sein. Um dies zu überprüfen, rufen Sie das entsprechende Mitglied auf, indem Sie dessen Namen im grossen Suchfeld zuoberst auf der Seite eingeben. Nach der Eingabe von drei Zeichen erfolgt bereits eine Suche, so dass nicht der ganze Name eingegeben werden muss.

Auf der Personen-Übersicht sehen Sie alle zur Person gehörenden Daten, unter anderem im Abschnitt «Weitere Angaben» auch die Anzahl «Aktivjahre aktuell» (im nachfolgenden Beispiel: 21 Jahre):

Die aktuellen und bisherigen Mitgliedschaften in den Verbandsvereinen können unter der Ansicht «Verlauf» angezeigt werden. Dort interessieren uns die Einträge mit der Rolle «Mitglied» in einer Gruppe «[Musikverein XY] / Mitglieder».

Sind noch nicht alle Mitgliedschaften der Person erfasst, können fehlende Mitgliedschaften über den Befehl «Neue Rolle» (nach-)erfasst werden. Dazu ist die Rolle [Musikgesellschaft XY] → Administrator oder Mitglieder → Adressverwaltung notwendig:

Es können auch (heute) nicht mehr existierende, d.h. inzwischen aufgelöste, Vereine erfasst werden.

Tipp

Soll eine Rolle eines fremden Vereins erfasst werden, muss der Eintrag zwingend in der Ansicht «Verlauf» gemacht werden. Der Button Rolle hinzufügen in der Ansicht «Info» kann dazu nicht verwendet werden, da dort kein fremder Verein ausgewählt werden kann.

Tipp

Für die Berechnung der Aktivjahre zählt nur die Rolle Mitglieder → Mitglied. Die Rollen Mitglieder → Ehrenmitglied, Mitglieder → Adressverwaltung und Mitglieder → Passivmitglied generieren keine Aktivjahre und sind entsprechend auch nicht finanzrelevant, d.h. für Personen mit (nur) diesen Rollen, müssen keine Mitgliederbeiträge entrichtet werden. Wird ein aktives Mitglied zum (aktiven) Ehrenmitglied ernannt, ist diese Rolle deshalb zusätzlich zu vergeben (und nicht die Rolle Mitglieder → Mitglied durch die Rolle Mitglieder → Ehrenmitglied abzulösen), damit das Mitglied weiterhin Akivjahre sammelt und für dieses die Mitgliederbeiträge in Rechnung gestellt werden.

Sind nun alle Engagements des Mitglieds vollständig erfasst, können dessen Aktivjahre, welche für die Berechnung der kantonalen und eidgenössischen Ehrungen massgebend sind, auf der Personen-Übersicht abgelesen werden. Diese Angabe erscheint übrigens auch auf den Mitgliederlisten des Vereins (online sowie in den exportierten Listen).

Veteranenliste erstellen

Will ein Verein wissen, welche seiner Mitglieder im aktuellen Jahr zum kantonalen Veteranen ernannt werden können (25 Aktivjahre), kann seine Mitgliederliste entsprechend gefiltert werden. Dazu muss der Verein aufgerufen und das Menü «Personen» geöffnet werden. Unter «Weitere Ansichten» kann ein neuer Filter erstellt werden: Aktivjahre aktuell ist genau 25

Die mittels eines solchen Filters erstellte Liste kann nun entweder ausgedruckt (PDF) oder heruntergeladen und elektronisch weiterverarbeitet werden (CSV, Excel, vCard, Etiketten,…).

Menü Anlässe

Anlass erstellen

Ein Administrator und der Präsident können Anlässe für den Verein erstellen. Ein Adressverwalter darf dies für „seine“ Gruppe.

Tipp

Hinweis für das Erstellen von Anlässen

Vorggegebene Antworten mit Kommas trennen, damit der Benutzer eine Auswahl treffen kann (z.B. „T-Shirtgrösse: s,m,l,xl“)

Im Register Allgemein muss mindestens der Name des Anlasses stehen.

Im Register Anmeldung wird eingerichtet, wer sich wie für den Anlass anmelden kann. Soll keine Anmeldung möglich sein, wird als Anmeldeschluss ein Datum in der Vergangenheit eingesetzt.

Im Register Anmeldeangaben können Fragen definiert werden, die bei der Anmeldung beantwortet werden müssen. Werden mögliche Antworten vorgegeben, sind die durch ein Komma zu trennen.

Unter Administratorenangaben können Fragen definiert werden, die bei der Anmeldung beantwortet werden müssen und deren Antworten nur durch die Kursadministration eingesehen werden können.

Im Register Kontaktangaben wird bestimmt, welche Mitgliederdaten für die Anmeldung mitgesendet bzw. benötigt werden. Sind bestimmte, für die Anmeldung zwingend benötigte Angeaben beim Benutzer nicht ausgefüllt, ist eine Anmeldung nicht möglich und muss der Benutzer diese Angaben zuerst in seinem Profil ausfüllen.

Nach dem Speichern wird der erstellte Anlass angezeigt. Hier kann über Anhänge +hinzufügen z.B. ein Konzertprogramm oder andere Dokumente zum Download angeboten werden. Fehler können über den Button Bearbeiten korrigiert werden. Der erstellte Anlass kann natürlich auch wieder gelöscht, für einen weiteren Anlass dupliziert oder als Kalendereintrag exportiert werden.

Darstellung der Anlässe mit und ohne Anmeldemöglichkeit

Menü SUISA

SUISA-Meldung

Jeweils per 31. Dezember jeden Jahres müssen die Vereine der SUISA melden, welche Werke im vergangenen Jahr aufgeführt wurden. Damit wird der SUISA ermöglicht, den jeweiligen Künstlerinnen und Künstlern einen Betrag entsprechend der Häufigkeit der Aufführung ihrer Werke auszubezahlen.

Gespeicherte Aufführungen anschauen

Personen mit der Rolle «Verantwortlicher SUISA» können im Modul Gruppen unter dem Menüpunkt «SUISA» die bisher für ihren Verein gespeicherten Aufführungen anzeigen und bei Bedarf exportieren (CSV, Excel). Die Einträge sind nach dem Aufführungsjahr getrennt (im Beispiel «2019») und nach Aufführung geordnet:

Tipp

Die Rolle Administrator wird in hitobito nicht gleichgesetzt mit dem Zugriff auf alle Funktionen. Auch Administratoren sehen gewissen Funktionen in hitobito nicht, wie zum Beispiel den Menüpunkt «SUISA» oder «Rechnungen». Administratoren, welche z.B. ihre SUISA-Verantwortliche unterstützen möchten, müssen sich deshalb auch selber die Rolle «Verantwortlicher SUISA» erteilen.

Status Meldeliste

Auf dieser Seite ist auch ersichtlich, ob die SUISA-Liste bereits eingereicht wurde oder noch eingereicht werden muss. Der Button kann folgende Zustände haben:

Die Meldeliste wurde bereits eingereicht und kann nicht erneut eingereicht werden.

Die Meldeliste ist ausgefüllt, wurde aber noch nicht eingereicht.

Die Meldeliste ist leer und kann nicht eingereicht werden. Bitte erfassen Sie zuerste Ihre Werke.

Neue Aufführung erfassen

Um eine neue Aufführung zu erfassen, klicken Sie auf den Button «Aufführung hinzufügen». Im im Dialog «SUISA Erfassung» erscheinen die von Ihnen aufgeführten Werke des letzten Jahres in einer Liste sowie ein Suchfeld «Werk suchen…».

Bei bereits aufgeführten Werken kann die Anzahl Aufführungen direkt eingetragen oder mittels der Pfeiltasten eingestellt werden:

Die Felder «Aufführung» und «Datum» am Ende der Liste bezeichnen den Anlass näher und sind beide optional.

Nicht aufgeführte Werke können über das Suchfeld gesucht werden:

Solange die Meldeliste noch nicht eingereicht ist (vgl. Meldeliste einreichen) können Sie beliebig oft neue Aufführungen erfassen und bearbeiten.

Neues Werk erstellen

Ist ein Werk noch gar nicht in der Datenbank von SUISA erfasst, findet sich kein Suchergebnis. Es erscheint stattdessen der Befehl «Werk erstellen»:

Um ein Werk zu erstellen, müssen mindestens Titel und Komponist eingetragen werden. Die Angabe von Arrangeur und Verlag sind optional:

Meldeliste einreichen

Sind alle Werke erfasst, muss die Meldeliste eingereicht werden. Dazu klicken Sie auf den Button «Meldeliste einreichen». Als Bestätigung erhalten sie die Meldung «Meldeliste eingereicht» und der Button ist deaktiviert und umbenannt in «Meldeliste eingereicht»:

Meldeliste einreichen ohne Werk erfassen

Vereine können Ihre Meldeliste auch einreichen, ohne ein Werk zu erfassen. Dazu stehen folgende alternative Optionen zur Verfügung:

• Spielgemeinschaft
  Vereine, welche sich zu einer Spielgemeinschaft zusammengeschlossen haben, melden ihre Werke nur einmal, d.h. ein Verein der Spielgemeinschaft reicht die Meldeliste wie gewohnt ein und die weiteren an der Spielgemeinschaft beteiligten Vereine wählen die Option Spielgemeinschaft.

• nicht spielfähig in diesem Jahr
  Vereine, welche aufgrund von zu wenigen Mitgliedern oder aufgrund äusserer Umstände (z.B. einer Pandemie) in einem Jahr keine Auftritte hatten, wählen diese Option.

• SUISA über Dritte abgerechnet
  Einige Mitgliedsvereine (z.B. Musikschulen) haben mit der SUISA bereits Verträge. Diese müssen ihre Auftritte über hitobito nicht melden.

Menü Listen

Hier werden alle Listen angezeigt, welche die zur Zeit gewählte Gruppe erstellt hat. Listen sind gefilterte Personenlisten mit besonderen Funktionalitäten:

• Einer Liste kann eine E-Mailadresse zugeordnet werden. Ein auf diese Adresse verschicktes E-Mail wird von hitobito an alle Abonenten verteilt.

• Abonnenten können aufgrund von Filtern (gemäss ihrer Rolle, Tag etc.) oder spefizisch aufgrund des Namens eines Person einer Liste zugeordnet werden.

• Listen können „offen“ sein, d.h. interessierte Personen können sich selber an-/abmelden, oder „geschlossen“, d.h. der Listenersteller bestimmt verbindlich, wer Abonnent ist.

Tipp

Mit Listen lassen sich einfach Mailinglisten erstellen. Die Abonnenten verwalten ihre E-Mailadressen selber, womit Nachrichten an die Liste jederzeit zugestellt werden können – Sie müssen keine E-Mailadressen mehr nachführen. Wurde die Liste aufgrund eines Filters (z.B. alle Vereinspräsidenten) erstellt, werden Nachrichten an die Liste immer die im Zeitpunkt der Nachricht aktuellen Vereinspräsidenten erreichen – ein Nachführen von manuellen Listen entfällt.

Liste erstellen

Neben einem Listennamen (Pflichtfeld) können zudem eine Beschreibung, der Herausgeber, eine Mailinglistenadresse (E-Mailadresse, an welche Nachrichten für das Verteilen an die Abononenten geschickt werden können) und zusätzliche Absender definiert werden. Werden keine zusätzlichen Absender angegeben (und ist die Option „Beliebige Absender/-innen dürfen auf die Mailingliste schreiben“ nicht aktiviert), können nur Administratoren Nachrichten an die Liste schicken. Sollen weitere Personen Nachrichten an die Liste schicken dürfen, können diese im Feld „zusätzliche Absender“ definiet werden. Neben expliziten E-Mailadressen (z.B. info@windband.ch) können auch ganze Domains (z.B. *@windband.ch) angegeben werden.

Optional kann definiert werden, dass die Nachrichten nur an E-Mailadressen mit bestimmten Labels oder an Haupt-E-Mail-Adressen verschickt werden.

Weiter können die Abonenten mit einer MailChimp Audience synchronisiert werden. Diese Aktion überschreibt die MailChimp-Liste und bestehende Kontakte werden gelöscht. Personen, die sich bei MailChimp von dieser Liste abgemeldet haben, bleiben abgemeldet.

Schliesslich stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Abonnenten dürfen sich selbst an-/abmelden

• Abonnenten dürfen auf die Mailingliste schreiben

• Beliebige Absender/-innen dürfen auf die Mailingliste schreiben

• E-Mail mit Bestätigung an Absender schicken

Ist die Option „Abonnenten dürfen sich selbst an-/abmelden“ aktiviert, erscheint die Liste bei den Personen in der Ansicht „Abos“ unter „Verfügbare Abos“.

Modul Rechnungen

Im Modul Rechnungen sind die Einstellungen für die Rechnungen, die einzelnen Rechnungsartikel sowie die erstellten Rechnungen zu finden.

Rechnungen

Hier finden Sie die Übersicht über alle erstellten Rechnungen und hier können sie diese bearbeiten, löschen oder drucken. Auch Zahlungen können hier mittels camt.054 XML-Datei2 eingelesen werden.

An dieser Stelle können auch externe Rechnungen erstellt werden, d.h. Rechnungen, welche an externe Empfänger geschickt werden, welche nicht in hitobito erfasst sind.

Tipp

Rechnungen an Empfänger innerhalb von hitobito werden von Personenlisten, von einer Teilnehmerliste (Kurse oder Anlässe) oder von einer Einzelperson aus erstellt und können nicht im Modul Rechnungen erstellt werden (vgl. Rechnung erstellen).

Rechnungsartikel

Häufig verwendete Rechnungspositionen (z.B. Mitgliederbeitrag) können hier vordefiniert werden. Diese Artikel können beim Erstellen von Rechnungen ausgewählt und individuell angepasst werden.

Modul Rechnungen → Rechnungsartikel

Einstellungen

In den Rechnungseinstellungen können allgemeine Angaben gemacht werden, wie die Absenderadresse, Absender-E-Mail, Tage bis Fälligkeit, MwSt.-Nummer etc. Hier können auch die Texte für die erste, zweite und dritte Mahnung definiert werden.

Diese Einstellungen sind Verbands- bzw. Vereinsspezifisch und können für jede Gruppe individuell vorgenommen werden.

Für die direkte Einbindung und Kontrolle der Zahlungen in hitobito stehen Stand Januar 2022 Schnittstellen zu folgenden Finanzinstituten zur Verfügung:

• Postfinance

• Credit Suisse

• Raiffeisen Schweiz

• UBS

• Luzerner Kantonalbank

• St. Galler Kantonalbank

• Thurgauer Kantonalbank

• Zürcher Kantonalbank

• Valiant

• BancoStato

• BEKB | BCBE

• Zuger Kantonalbank

Rechnung erstellen

Die eigentliche Rechnung wird über die Auswahl der Gruppe erstellt. Mit dem Haken im Auswahlfeld können auch Rechnungen für einzelne Mitglieder angefertigt werden.

Die Rechnung mit einem eindeutigen Titel hilft bei der Kontrolle.

Die erstellte Rechnung kann nun als Entwurf im Menü Rechnungen eingesehen, bearbeitet, mit Fristen versehen, gedruckt oder über den Button Rechnung stellen / mahnen direkt als E-Mail verschickt werden.

Die erhaltene E-Mail:

… und die Rechnung als PDF:

Rechnungen prüfen und verwalten

Im Menü Rechnungen können die Debitoren verwaltet werden.

Über den Button Zahlung erfassen kann eine camt.054 XML Datei hochgeladen und automatisiert den Rechnungen zugeordnet werden kann.

Um eine einzelne Rechnung manuell als bezahlt zu markieren, öffnet man die Rechnung und erfasst mit dem Befehl „+ Zahlung erstellen“ die eingeganene Zahlung (Betrag und Eingangsdatum):

Modul Anlässe

Übersicht

Im Modul Anlässe finden Sie eine Übersicht über Anlässe von Gruppen, bei denen Sie Mitglied sind, sowie deren Übergruppen. Andere Anlässe finden Sie bei der organisierenden Gruppe:

Hier können Sie sich direkt für diese Anlässe anmelden, sofern die Anmeldung bereits freigegeben bzw. der Anmeldeschluss noch nicht eingetretten ist.

Neuen Anlass erstellen

Fussnoten:

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1

Technisch: Es dürfen die Personen Tags erfassen und anschauen, welche Schreibrechte auf der Person haben. Die Rollen gemäss https://github.com/hitobito/hitobito_sbv/ mit *_full

2

Eine camt.054 XML-Datei ist die Sammelbuchungs-auflösung und Belastungs- und Gutschriftsanzeige. Diese enthält eine Reihe verschiedene Buchungspositionen welche automatisiert auf Basis der ESR-Nummer bestehenden Rechnungen zugeordnet werden.