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Übersicht

• Module
  In der Modulauswahl können Sie das gewünschte Modul wählen: Gruppen | Anlässe | Kurse | Rechnungen | Hilfe | Einstellungen.

• Menü
  Im Modul Gruppen hat jede Gruppe verschiedene Menüpunkte, welche je nach Berechtigung angezeigt werden (z.B. Info, Personen, Anlässe, Listen, Gelöscht etc.)

• Personen haben zudem folgende Ansichten:
  Info | Abos | Verlauf | Log.

• Befehle
  Abhängig von den Ihnen zugewiesenen Gruppen und Rollen, stehen Ihnen in den verschiedenen Modulen und Ansichten unterschiedliche Befehle zur Verfügung.

• Suchen
  Im Suchfeld kann nach Personen, Vereinen, Verbänden, Anlässen, Kursen etc. gesucht werden.

• Sprachauswahl
  Es kann zwischen den Sprachen Deutsch | Französisch | Italienisch umgeschaltet werden.

• Abmelden
  Mit dem Abmelden-Link wird der Benutzer von hitobito abgemeldet.

Logo Ein Klick auf das Logo des Vereins bzw. Verbandes führt zur Startseite des Benutzers, d.h. zur Startseite der Hauptgruppe.

• Aktive Rollen
  Übersicht über alle aktiven Rollen des Benutzers. Ist ein Benutzer Mitglied mehrerer Vereine oder Verbände, markiert ein ausgefüllter Stern die sog. Hauptgruppe. Um die Hauptgruppe zu wechseln klicken Sie auf einen nicht ausgefüllten Stern neben einem Verein bzw. Verband.

Suchen

In einem Dropdown-Menü unter dem Suchfeld werden die ersten Treffer als Live-Resultate angezeigt, d.h. sie passen sich bei jedem weiteren Buchstaben an. Klickt man auf das Lupe-Icon rechts neben dem Suchfeld, erscheint das vollständige Suchresultat. Es werden nur Resultate gefunden, auf welche der Benutzer auch Zugriff hat.

Ansicht Info

In der Ansicht Info sehen Sie - sofern Sie die Berechtigung dazu haben

• die Personalien einer Person sowie weitere Angaben wie zum Beispiel die vom System anhand der eingetragenen Rollen berechnete Zahl der Aktivjahre. Ausserdem werden die aktiven Rollen angezeigt, wobei die Hauptgruppe mit einem ausgefüllten roten Stern markiert ist.

Auf Ihrer eigenen Seite - und bei anderen Personen, sofern Sie die entsprechende Berechtigung haben - stehen Ihnen folgende Befehle zur Verfügung:

• Bearbeiten
  Ändern der Angaben zur Person

• Löschen
  Löschen der Person

• Rechnung erstellen
  Erstellen einer Rechnung für diese Person

• Export
  Herunterladen der angezeigten Daten in verschiedenen Formaten (CSV, PDF, Excel etc.).

• Login schicken
  Dieser Befehl schickt dem Benutzer ein E-Mail mit dem Link zum setzen eines Passwortes. Fährt man mit der Maus über diesen Button erscheint die Information, ob der Benutzer bereits ein Login hat, oder nicht.

• Imitieren
  Übernehmen der Berechtigungen einer Person, d.h. Ansicht von hitobito aus der Perspektive dieser Person.

• Passwort ändern
  Ändern Sie ihr Passwort zum Anmelden bei hitobito. Sie können nur ihr eigenes Passwort ändern.

Auf der rechten Seite findet sich eine Übersicht aller aktuellen Rollen der Person, der ihr zugeordneten Tags, ihrer Anmeldungen für kommende Anlässe und Kurse sowie ihrer erworbenen Qualifikationen.

Über die Funktion in Kalender integrieren kann jeder Benutzer eine URL generieren, welche er in seiner Kalender.app abonnieren kann. Diese Funktion steht zur Zeit nur bei den Anlässen zur Verfügung.

Ansicht Abos

Auflistung, in welcher Mailingliste der Benutzer eingetragen ist.

Ansicht Verlauf

In der Ansicht „Verlauf“ finden Sie eine Übersicht aller Gruppen → Rollen, welche die Person aktuell und in der Vergangenheit hatte. Bei vergangenen Rollen ist ein Von- und Bis-Datum vermerkt; bei aktuellen Rollen nur ein Von-Datum.

Ebenfalls werden hier die Anlässe der Person aufgelistet, zu welchen sie angemeldet ist bzw. war.

Ansicht Log

In der Ansicht „Log“ können Sie nachverfolgen wer wann welche Informationen über Sie geändert hat.

Ansicht Rechnungen

In der Ansicht „Rechnungen“ finden sich alle Rechnungen, welche der Person geschickt wurden.

Es ist noch unklar, wer die Ansicht "Rechnungen" sehen kann → abklären mit hitobito

Modul Gruppen

Menü Info

Unter dem Menüpunkt „Info“ kann für jede Gruppe eine Kontaktperson ausgewählt oder eine „Vereinsadresse“ definiert werden. Je nach Gruppentyp stehen zudem weitere Angaben (Beschreibung, Korrespondenzsprache, Gründungsjahr etc.) zur Verfügung.

Die im Menü "Info" definierte Adresse (explizit angegebene Vereinsadresse oder Auswahl einer Kontaktperson) wird zum Beispiel als Absender bei E-Mails verwendet.

Menü Personen

Im Menü „Personen“ werden – bei einem eigenen Verein – in der Grundeinstellung alle Mitglieder der Gruppe mit einer bestimmten Funktion angezeigt. Dieser Menüpunkt ist bei fremden Vereinen nicht sichtbar.

Über den Button Spalten kann eingestellt werden, welche Angaben in der Übersicht angezeigt werden sollen. Mit den Befehlen Export bzw. Drucken können die angezeigten Daten heruntergeladen bzw. ausgedruckt werden.

Beispiel: Ist ein eigener Verein ausgewählt, werden die besonderen Funktionen Administrator, SUISA-Verantwortlicher und Dirigent angezeigt:

Über die Funktion Weitere Ansichten können alle Personen („Gesamte Ebene“) angezeigt oder ein Filter gesetzt werden.

Beispiel: Ist die Gruppe Mitglieder eines eigenen Vereins ausgewählt, werden alle Personen dieser Gruppe angezeigt, also die Liste aller Aktivmitglieder.

Bei der Gruppe Vorstand, werden alle Personen dieser Gruppe angezeigt, also die Liste aller Vorstandsmitglieder.

Wird eine oder mehrere Personen markiert (Haken ganz links in der Liste), erscheinen weitere Befehle, mit welchen alle markierten Personen gleichzeitig bearbeitet werden können:

Menü Anlässe

Unter dem Menüpunkt Anlässe werden die vom angezeigten Verein erstellten (wenn die Gruppe „Verein“ ausgewählt ist) bzw. die von der jeweiligen selektierten Untergruppe erstellten Anlässe aufgelistet. Hier können sich die Mitglieder für die Anlässe anmelden, die Anlässe exportieren oder direkt in den Kalender eintragen (mit Hilfe einer iCalendar-Datei).

Auf der Ebene eines Kantonalverbands können sämtliche Anlässe des Verbandsgebiets und auf der Ebene Schweizer Blasmusikverband alle Anlässe des SBV angezeigt werden.

Menü Musikfeste

Dieser Menüpunkt ist nur für Administratoren ersichtlich. Hier können sich die Vereine für die ausgeschriebenen Musikfeste anmelden.

Menü Listen

Im Menüpunkt „Listen“ werden dem Mitglied sämtliche Mailinglisten der selektierten Gruppe, d.h. des Vereins oder einer seiner Gruppen, angezeigt. Je nach Konfiguration durch den Administrator können diese „Weiterleitungsadressen“ auch von den Mitgliedern benutzt werden.

Menü Anfragen

Dieser Menüpunkt ist nur für Administratoren ersichtlich.

Menü Notizen

Hier sind die unter dem Menüpunkt Info erfassten Notizen zum Verein oder zur Gruppe aufgelistet. Man sieht auch die notizen der untergruppen. Dieser Menüpunkt ist nur für Administratoren ersichtlich.

Menü Gelöscht

Unter dem Menüpunkt Gelöscht werden frühere, inzwischen gelöschte Untergruppen des Vereins angezeigt.

Menü API-Keys

Dieser Menüpunkt ist nur für Administratoren ersichtlich. Für die technische Anbindung an Webseiten oder Apps können hier sog. API-Keys generiert werden.

Modul Anlässe

Hier werden Anlässe von Gruppen, bei denen der Benutzer Mitglied ist, sowie deren Übergruppen angezeigt.

Beispiele:

• Anlässe des SBV werden bei allen Mitgliedern angezeigt

• Anlässe des Aargauischen Musikverbandes (AMV) werden nur Mitgliedern angezeigt, die dem AMV angehören

• Anlässe der Musikgesellschaft Eintracht Windisch (MGE) werden nur Mitgliedern der MGE angezeigten

Andere Anlässe sind bei der organisierenden Gruppe zu finden. Will sich ein Mitglied des Zürcher Blasmusikverbands über Anlässe im Aargau informieren, kann sich das Mitglied die entsprechenden Anlässe im Modul Gruppen → Schweizer Blasmusikverband SBV → Aargauischer Musikverband → Menü Anlässe anzeigen lassen.

Modul Kurse

Hier werden Kurse von Gruppen, bei denen der Benutzer Mitglied ist, sowie deren Übergruppen angezeigt. Andere Kurse sind bei der organisierenden Gruppe zu finden.

Modul Hilfe

Im Modul Hilfe sind verschiedene Hilfe-Resourcen hinterlegt, wie zum Beispiel Videoanleitungen und dieses Benutzerhandbuch.

Modul Einstellungen

Im Modul Einstellungen kann das Mitglied eigene Etikettenformate definieren, welche für den Druck von (Personen-)Listen verwendet werden können.

Unter Kalender integrieren kann eine URL generiert werden, um von anderen Anwendungen aus (z.B. Microsoft Outlook, Apple Kalender) auf die eigenen Anlässe zuzugreifen. Achtung: Diese Adresse nur an Personen weitergeben, die alle Termindetails sehen dürfen. Bei einem Missbrauch kann die URL hier auch zurückgesetzt werden. Alle Kalender die noch die alte Adresse kennen, können die Anlässe danach nicht mehr anzeigen.

1. Adresse erstellen

2. Link kopieren

3. Outlook öffnen und in den Kalender wechseln

Über Start das Menü Kalender öffnen (2) wählen und mit Aus dem Internet (3) ein zusätzliches Fenster öffnen. Hier im leeren Kasten die aus hitobito kopierte URL einfügen (4) und mit OK (5) bestätigen. Über Erweitert (6) kann ein Ordnername und eine Beschreibung (7) eingegeben werden. Zum Abschliessen mit OK (8) und Ja (9) bestätigen.

Mit dem Abschliessen wird in Outlook unter Andere Kalender der neue Kalender mit den eigenen Anlässen aus HITOBITO angezeigt und immer wieder aktualisiert: