Manuel d’utilisation hitobito SBV¶
Notions de base sur hitobito¶
Début 2019, l’association suisse des musiques (ASM) a présenté hitobito comme nouveau logiciel de gestion d’association. L’objectif est de réduire les efforts de maintenance des données, d’éliminer les redondances et de générer des avantages supplémentaires pour les utilisateurs et les associations affiliées.
Qu’est-ce que Hitobito ?¶
hitobito offre une réelle valeur ajoutée pour les associations et les clubs, d’autant plus que les données du club ne doivent être saisies qu’une seule fois. Mais ce ne sera un réel avantage que si les données ici sont complètes et maintenues.
Intimité¶
Les données de hitobito ne peuvent être utilisées que dans le cadre des activités de la SBV et de ses associations cantonales ou de votre propre association. En principe, les données personnelles de tiers ne peuvent pas être transmises à des tiers ou à d’autres organisations. La SBV ne transmet aucune donnée à des tiers sans le consentement de la personne concernée.
Les serveurs hitobito sont situés en Suisse et sont certifiés ISO et FINMA.
Démarrer avec hitobito¶
Chaque membre du club peut modifier ses propres données dans hitobito avec la permission Mitglieder → Mitglied . Le membre a la possibilité de faire des recherches simples dans son propre club ou association et, par exemple, d’afficher, d’exporter et d’imprimer à tout moment une liste actuelle des membres actifs de son propre club. Les membres n’ont pas accès aux données d’adhésion des autres clubs.
S’inscrire¶
La connexion à hitobito se trouve sur https://www.windband.ch (en haut à droite dans la barre de navigation).
Si vous vous connectez pour la première fois ou si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur le lien Passwort vergessen? . sous le bouton de connexion.
À l’étape suivante, entrez votre adresse e-mail et cliquez sur le bouton Réinitialiser le Passwort zurücksetzen de passe.
L’adresse e-mail personnelle avec laquelle chaque membre est répertorié dans la base de données est utilisée comme nom d’utilisateur ou adresse e-mail principale.
Important : Les membres doivent être entrés dans hitobito avec leurs adresses e-mail personnelles. Si des adresses dites de fonction (par exemple praesident@xxx.ch) sont utilisées, ces adresses doivent être modifiées encore et encore ultérieurement si le membre change de fonction dans son association, car son successeur ne peut pas entrer la même adresse e-mail tant qu’elle est toujours utilisé par le prédécesseur.
Utilisateur domestique¶
Vue d’ensemble¶
Modules
Vous pouvez choisir le module souhaité dans la sélection des modules: Groupes | Evénements | Cours | Factures | Aide | Paramètres.Menu
Dans le module Groupes, chaque groupe dispose de différents points de menu affichés selon les autorisations (p. ex. Info, Personnes, Evénements, Listes, Supprimé, etc.)Les personnes disposent en outre des vues suivantes:
Info | Abonnements | Historique | Log.Commandes
En fonction des groupes et des rôles qui vous sont attribués, vous disposez de diverses commandes dans les différents modules et vues.Recherche
Le champ de recherche permet de rechercher des personnes, des sociétés, des associations, des événements, des cours, etc.Choix de la langue
Il est possible de commuter entre l’allemand le français et l’italien.Déconnexion
Le lien de déconnexion permet à l’utilisateur de se déconnecter de hitobito.
Logo Un clic sur le logo de la société ou de l’association conduit à la page d’accueil de l’utilisateur, c’est-à-dire à celle du du groupe principal.
Rôles actifs
Vue d’ensemble de tous les rôles actifs de l’utilisateur. Si un utilisateur est membre de plusieurs sociétés ou associations, une étoile pleine indique ce que l’on appelle le groupe principal. Pour changer de groupe principal, cliquez sur une étoile non remplie à côté d’une société ou d’une association.
Recherche¶
Les premiers résultats s’affichent dans un menu déroulant sous le champ de recherche en direct, c’est-à-dire qu’ils s’adaptent en fonction de chaque lettre supplémentaire. Un clic sur l’icône «loupe» à droite du champ de recherche fait apparaître le résultat complet de la recherche. Seuls les résultats auxquels l’utilisateur a accès sont trouvés.
Vue Info¶
La vue Info vous permet de voir, si vous en avez l’autorisation
les coordonnées d’une personne ainsi que d’autres informations telles que le nombre d’années d’activité calculé par le système sur la base des rôles saisis. Les rôles actifs sont également affichés, le groupe principal étant indiqué par une étoile rouge pleine.
Les commandes suivantes sont à votre disposition sur votre propre page et sur celles d’autres personnes, pour autant que vous disposiez des autorisations nécessaires:
Traiter
Modifier les coordonnéesEffacer
Effacer la personneEtablir une facture
Etablir une facture pour cette personneExporter
Télécharger les données affichées dans différents formats (CSV, PDF, Excel, etc.).Envoyer le Login
Cette commande envoie un e-mail à l’utilisateur avec un lien pour définir un mot de passe. En passant sur ce bouton avec la souris, on voit si l’utilisateur a déjà un login ou non.
Imiter
Cette fonction permet de reprendre les droits d’une personne, c’est-à-dire d’obtenir une vue d’hitobito sous la perspective de la personne en question.Modifier le mot de passe
Modifiez votre mot de passe de connexion à hitobito. Vous ne pouvez modifier que votre propre mot de passe.
Sur la droite se trouve une vue d’ensemble de tous les rôles actuels de la personne, des tags qui lui sont attribués, de ses inscriptions aux événements et cours à venir ainsi que des qualifications qu’elle a acquises.
La fonction 
intégrer dans l'agenda permet à chaque utilisateur de générer une URL à laquelle il peut s’abonner dans son application agenda. Cette fonction n’est actuellement disponible que pour les événements.
Vue Abonnements¶
Liste des listes de publipostage auxquelles l’utilisateur est inscrit.
Vue Historique¶
La vue «Historique» offre une vue d’ensemble de tous les Groupes → Rôles dont la personne dispose actuellement et a eu par le passé. S’agissant des rôles passés, des dates de début et de fin sont indiquées; pour les rôles actuels, seule une date de début est indiquée.
Les événements auxquels la personne est ou était inscrite sont également indiqués ici dans une liste.
![Abbildung Startseite Benutzer → Verlauf [Ansicht Rechnungenhinzufügen]](_images/image10.png)
Vue Log¶
La vue «Log» vous permet de suivre qui a modifié quelles informations vous concernant et quand.
Vue Factures¶
La vue «Factures» indique toutes les factures qui ont été envoyées à la personne.
Module Groupes¶
Menu Info¶
Le point de menu «Info» permet de sélectionner une personne de contact pour chaque groupe ou de définir une «adresse de la société». Suivant le type de groupe, d’autres informations sont également disponibles (description, langue de correspondance, année de fondation, etc.)
Menu Personnes¶
Le menu «Personnes» affiche par défaut – dans le cas de sa propre société – tous les membres du groupe remplissant une fonction précise. Ce point de menu n’est pas visible pour les sociétés tierces.
Un clic sur le bouton Colonnes permet de définir quelles données doivent être affichées dans l’aperçu. Les commandes Exporter et Imprimer permettent de télécharger ou d’imprimer les données affichées.
Exemple: si votre propre société est sélectionnée, les fonctions particulières d’administrateur, de responsable SUISA et de directeur sont affichées:
La fonction Autres vues permet d’afficher toutes les personnes («Niveau complet») ou de définir un filtre.
Exemple: si le groupe Membres de la propre société est sélectionné, toutes les personnes de ce groupe sont affichées, à savoir la liste de tous les membres actifs.
Le groupe Comité fait apparaître toutes les personnes de ce groupe, à savoir la liste de tous les membres du comité.
Si une ou plusieurs personnes sont sélectionnées (coche tout à gauche de la liste), d’autres commandes apparaissent, qui permettent de traiter simultanément toutes les personnes sélectionnées:
Menu Listes¶
Le point de menu «Listes» affiche pour le membre toutes les listes de publipostage du groupe sélectionné, c’est-à-dire de la société ou de l’un de ses groupes. Suivant la configuration effectuée par l’administrateur, ces «adresses de transfert» peuvent également être utilisées par les membres.
Module Evénements¶
Sont ici affichés les événements des groupes dont l’utilisateur est membre, ainsi que leurs groupes supérieurs.
Exemples:
Les événements de l’ASM sont affichés chez tous les membres
Les manifestations de l’Association cantonale des musiques argoviennes (AMV) ne sont affichées que pour les membres de cette dernière
Les événements de la société de musique Eintracht Windisch (MGE) ne sont affichés que pour les membres de cette dernière
Les autres événements figurent sous le groupe organisateur. Si un membre de l’Association cantonale des musiques zurichoises souhaite se renseigner sur les manifestations organisées en Argovie, il peut afficher les événements correspondants dans le module Groupes → Association suisse des musiques (ASM) → Association cantonale des musiques argoviennes → menu Evénements.
Module Cours¶
Sont ici affichés les cours des groupes dont l’utilisateur est membre, ainsi que leurs groupes supérieurs. Les autres cours figurent sous le groupe organisateur.
Module Aide¶
Le module Aide contient différentes ressources d’aide, par exemple des instructions vidéo et ce manuel d’utilisation.
Module Paramètres¶
Dans le module Paramètres, le membre peut définir ses propres formats d’étiquettes à utiliser pour l’impression de listes (de personnes).
Sous Intégrer le calendrier, il est possible de générer une URL pour accéder à ses propres événements à partir d’autres applications (p. ex. Microsoft Outlook, calendrier Apple). Attention: ne donner cette adresse qu’aux personnes autorisées à voir tous les détails du rendez-vous. En cas d’abus, l’URL peut également être réinitialisée ici. Tous les calendriers qui disposent encore de l’ancienne adresse ne pourront alors plus afficher les événements.
Créer l’adresse
Copier le lien
Ouvrir Outlook et passer au calendrier
Sélectionner le menu Ouvrir le calendrier (2) via Démarrer et ouvrir une nouvelle fenêtre avec Depuis Internet (3) Insérer ici, dans le champ vide, l’URL copiée depuis hitobito (4) et confirmer avec OK (5). Via Avancé (6), il est possible de saisir un nom de dossier et une description (7). Pour terminer, confirmer avec OK (8) et Oui (9).
En terminant, le nouveau calendrier avec les propres événements d’HITOBITO s’affiche dans Outlook sous Autres calendriers et est toujours actualisé:
Administration de société 
¶
Ce chapitre explique les fonctions spéciales permettant de gérer des sociétés. Elles ne sont visibles ou accessibles que pour les personnes auxquelles ont été attribués l’appartenance au groupe et le rôle correspondants.
Module Groupes¶
Menu Personnes¶
Enregistrer un nouveau membre¶
Dans le menu Personnes, le bouton Ajouter une personne permet d’attribuer au groupe souhaité (avec l’attribution de rôle correspondante) des membres, d’anciens membres ou même de nouvelles personnes, qui doivent d’abord être saisies.
La personne doit tout d’abord être recherchée par son nom à l’aide du champ de recherche.
A l’aide du nom, une sélection pertinente des membres déjà disponibles s’affiche avec leur domicile et leur année de naissance. Si la personne recherchée existe, elle doit être attribuée
au groupe souhaité,
avec le rôle correspondant,
le cas échéant, avec une autre désignation
et la date d’entrée.
Il est ensuite recommandé de vérifier les données de la personne et de les adapter si nécessaire. Si le membre n’a pas encore d’adresse e-mail principale, celle-ci doit être utilisée pour se connecter à la base de données.
Si aucune sélection n’est affichée lors de la saisie du nom, il est possible d’appuyer directement sur Enter sur le clavier et d’accéder au masque pour Saisir une nouvelle personne.
Ici, les champs marqués d’un astérisque (prénom, nom et date de naissance) doivent au moins être complétés.
Le cas échéant, l’appartenance au groupe et le rôle doivent être adaptés.
Pour réaliser immédiatement d’autres étapes importantes, il est également recommandé de compléter immédiatement les champs E-Mail principal et date d”Entrée.
Importer une liste¶
Traiter des membres¶
Les personnes ayant les rôles de gestionnaire d’adresses, de président ou d’administrateur peuvent traiter les données de toutes les personnes de la société ou du groupe qui leur est attribué. Pour ce faire, il faut sélectionner la personne à traiter. La vue «Info» dispose du bouton «Modifier»:
Traiter les rôles¶
Pour ajouter un nouveau rôle actif à un membre dans une société/association où le membre possède déjà un rôle, choisissez dans la section «Rôles actifs» +Ajouter rôle dans le groupe où vous souhaitez ajouter un nouveau rôle. Vous pouvez alors ajouter un rôle supplémentaire au membre au sein du groupe sélectionné et indiquer à partir de quand le rôle est valable.
Pour savoir comment ajouter à un membre un nouveau rôle qui n’est plus actif dans une société/association, voir Gérer les vétérans <Gérer vétérans T>.
Pour retirer des rôles actifs, sélectionnez l’icône «Corbeille» dans la section «Rôles actifs» de la vue «Info». Vous mettez ainsi fin immédiatement au rôle correspondant.
Tags¶
Pour donner aux membres une certaine identification, il est possible d’utiliser ce que l’on appelle des tags, de manière structurée (p. ex. «Publipostage: newsletter», «Publipostage: imprimé», etc.) ou de manière non structurée (p. ex. «Pool d’auxiliaires», «Webmaster», etc.).
Les tags des personnes d’un groupe ne peuvent être lus et écrits que par des personnes ayant le rôle de gestionnaire d’adresses ou par des personnes disposant d’autorisations plus étendues1 . Les personnes ayant le rôle de membre ne peuvent pas voir leurs propres tags ni ceux des autres membres du groupe.
Les tags constituent ainsi une alternative au regroupement de personnes proches du point de vue thématique dans un (sous-)groupe distinct. Les membres d’un groupe se voient les uns les autres. Les tags ne sont pas visibles pour les membres.
De nouveaux tags peuvent être générés dans la vue «Info» d’une personne en cliquant sur le bouton «Ajouter un tag». La reprise des tags déjà créés peut être déterminante pour le filtrage.
Ajouter de nouveaux tags non structurés (droite: Sélectionner un tag créé précédemment)
Ajouter de nouveaux tags structurés (séparation des deux termes par deux points)
Saisir les responsables (président, directeur, etc.)¶
Il est important que les responsables de la société soient saisis ou identifiés en tant que tels dans le système. Vous vous assurez ainsi que vos responsables reçoivent également les messages correspondants de votre association cantonale et de l’Association suisse des musiques. Afin d’éviter les e-mails et courriers inutiles, l’ASM et ses associations cantonales essaient d’envoyer leurs informations de manière ciblée: les invitations aux conférences destinées aux directrices et directeurs ne sont envoyées qu’à ces derniers; les informations en rapport avec le COVID-19, par exemple, comme les indications sur l’indemnité de chômage partiel concernent les président(e)s de société, etc.
Saisir le/la directeur(trice)¶
Lors de la saisie des directeur(trice)s, il convient de distinguer s’ils (elles) sont eux-mêmes (elles-mêmes) membres de la société concernée ou non.
Important
Pour les membres, les cotisations annuelles correspondantes (ASM, SUISA et associations cantonales) doivent être payées et les années d’activité des membres comptent pour le calcul des distinctions de vétérans. Pour les non-membres, les cotisations annuelles sont supprimées et, par conséquent, les années d’activité également.
Les directeur(trice)s doivent dans chaque cas se voir attribuer le rôle [Société de musique XY] → Directeur(trice:
Si un(e) directeur(trice) est également membre de la société correspondante, il faut en plus lui attribuer le rôle Membres → Membre:
Saisir le président¶
Outre le rôle Membres → Membre (si le président est lui-même aussi membre actif), il faut lui attribuer également le rôle Comité → Président.
Gérer les vétérans¶
Vérification des inscriptions selon le livret de sociétaire¶
Pour que le calcul des années d’activité d’un(e) musicien(ne) puisse se faire correctement, ses affiliations actuelles et passées aux sociétés de l’association doivent être saisies dans hitobito. Pour le vérifier, affichez le membre en question en tapant son nom dans le grand champ de recherche en haut de la page. Une recherche est déjà effectuée après la saisie de trois caractères, de sorte qu’il n’est pas nécessaire de saisir le nom en entier.
Dans la vue d’ensemble de la personne, vous voyez toutes les données relatives à cette dernière, notamment, dans la section «Autres informations», le nombre d’«années actives actuelles» (dans l’exemple ci-après: 21 ans): [anonymiser la capture d’écran]
Les affiliations actuelles et passées dans les sociétés de l’association peuvent être affichées sous la vue «Historique». Là, nous nous intéressons aux entrées avec le rôle «Membre» dans un groupe «[Société de musique XY] / Membres».
Si toutes les affiliations de la personne ne sont pas encore saisies, celles manquantes peuvent être (re)saisies via la commande «Nouveau rôle». Pour ce faire , le rôle [Société de musique XY] → Administrateur ou Membres → Gestion des adresses est nécessaire:
Une fois tous les engagements du membre saisis, ses années d’activité, déterminantes pour le calcul des distinctions cantonales et fédérales, peuvent être consultées dans la vue d’ensemble de la personne. Cette indication apparaît d’ailleurs également sur les listes de membres de la société (en ligne ainsi que dans les listes exportées).
Etablir une liste de vétérans¶
Si une société souhaite savoir lesquels de ses membres peuvent être nommés vétérans cantonaux pour l’année en cours (25 ans d’activité), sa liste de membres peut être filtrée en conséquence. Pour ce faire, il faut accéder à la société et ouvrir le menu «Personnes». Sous «Autres vues», il est possible de créer un nouveau filtre: actuellement, les années d’activité sont exactement de 25
La liste créée au moyen d’un tel filtre peut alors être soit imprimée (PDF), soit téléchargée et traitée électroniquement (CSV, Excel, vCard, étiquettes,…).
Menu Evénements¶
Création d’un événement¶
Un administrateur et le président peuvent créer des événements pour la société. Un gestionnaire d’adresses peut le faire pour «son» groupe.
L’onglet Généralités doit contenir au moins le nom de l’événement.
L’onglet Inscription permet de définir qui peut s’inscrire à l’événement et comment. Si aucune inscription n’est possible, une date déjà passée est utilisée comme date limite d’inscription.
Dans l’onglet Données d’inscription, il est possible de définir des questions auxquelles il faut répondre lors de l’inscription. Si des réponses possibles sont proposées, elles doivent être séparées par une virgule.
Sous Données administrateur, il est possible de définir des questions auxquelles il faut répondre lors de l’inscription et dont les réponses ne peuvent être consultées que par l’administration du cours.
L’onglet Coordonnées permet de déterminer quelles données de membre sont envoyées ou requises pour l’inscription. Si certaines données obligatoires pour l’inscription ne sont pas renseignées par l’utilisateur, l’inscription n’est pas possible et l’utilisateur doit d’abord remplir ces données dans son profil.
Après l’enregistrement, l’événement créé s’affiche. Il est ici possible de proposer le téléchargement d’un programme de concert ou d’autres documents via Annexes +ajouter. Les erreurs peuvent être corrigées en cliquant sur le bouton Traiter. L’événement créé peut bien sûr être supprimé, dupliqué pour un autre événement ou exporté sous forme d’entrée de calendrier.
Présentation des événements avec et sans possibilité d’inscription
Menu SUISA¶
Déclarations à SUISA¶
Au 31 décembre de chaque année, les sociétés doivent déclarer à SUISA les œuvres qui ont été jouées au cours de l’année écoulée. SUISA peut ainsi verser aux artistes concernés un montant correspondant à la fréquence d’exécution de leurs œuvres.
Voir les prestations enregistrées¶
Les personnes ayant le rôle «Responsable SUISA» peuvent afficher dans le module Groupes, sous le point de menu «SUISA», les prestations enregistrées jusqu’à présent pour leur société et les exporter si nécessaire (CSV, Excel). Les entrées sont séparées par l’année de prestation (dans l’exemple «2019») et classées par prestation:
Statut de la liste des déclarations¶
Cette page permet également de voir si la liste SUISA a déjà été déposée ou si elle doit encore l’être. Le bouton peut présenter les statuts suivants:
La liste a déjà été déposée et ne peut pas l’être à nouveau.
La liste est complétée, mais n’a pas encore été déposée.
La liste est vide et ne peut pas être déposée. Prière de saisir d’abord vos œuvres.
Saisir une nouvelle exécution¶
Pour saisir une nouvelle exécution, cliquez sur le bouton «Ajouter une exécution». Dans le dialogue «Saisie SUISA», les œuvres de l’année dernière que vous avez listées apparaissent dans une liste, ainsi qu’un champ de recherche «Rechercher une œuvre…».
Pour les œuvres déjà exécutées, le nombre de prestations peut être inscrit directement ou indiqué à l’aide des touches à flèche:
Les champs «Exécution» et «Date» à la fin de la liste désignent plus précisément l’événement et sont tous deux facultatifs.
Les œuvres non mentionnées peuvent être recherchées via le champ de recherche:
Tant que la liste n’a pas été déposée (cf. Déposer la liste), vous pouvez saisir et traiter de nouvelles exécutions aussi souvent que vous le souhaitez.
Créer une nouvelle œuvre¶
Si une œuvre n’est pas encore saisie dans la banque de données de SUISA, la recherche n’aboutira à aucune occurrence. La commande «Créer une œuvre» apparaîtra à la place:
Pour créer une œuvre, il faut au moins en saisir le titre et le compositeur. La mention de l’arrangeur et de l’éditeur est facultative:
Déposer la liste¶
Une fois toutes les œuvres saisies, la liste doit être déposée. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Déposer la liste». En guise de confirmation, vous recevrez le message «Liste déposée» et le bouton sera alors désactivé et renommé «Liste déposée»:
Déposer une liste sans saisir d’œuvre¶
Les sociétés peuvent également déposer leur liste sans saisir d’œuvre. A cet effet, les options suivantes sont disponibles:
Association d’ensembles
Les sociétés qui se sont associées n’annoncent leurs œuvres qu’une seule fois, à savoir qu’une des sociétés de l’association dépose la liste comme d’habitude et les autres sociétés impliquées choisissent l’option «association d’ensembles».Sans exécution musicale cette année
Les sociétés qui, en raison d’un effectif insuffisant ou de circonstances extérieures (p. ex. une pandémie), n’ont pas donné de prestations au cours d’une année, choisissent cette option.Décompte SUISA via des tiers
Certaines sociétés membres (p. ex. des écoles de musique) ont déjà des contrats avec SUISA. Elles ne sont pas tenues de déclarer leurs prestations via hitobito.
Menu Listes¶
Sont ici affichées toutes les listes créées par le groupe actuellement sélectionné. Il s’agit de listes de personnes filtrées avec des fonctions particulières:
Une adresse e-mail peut être attribuée à une liste. Un e-mail envoyé à cette adresse est distribué par hitobito à tous les abonnés.
Les abonnés peuvent être attribués à une liste sur la base de filtres (selon leur rôle, un tag, etc.) ou de manière spécifique, en fonction du nom d’une personne.
Les listes peuvent être «ouvertes», c’est-à-dire que les personnes intéressées peuvent s’abonner/se désabonner elles-mêmes, ou «fermées», cas dans lequel le créateur de la liste détermine de manière contraignante qui y est abonné.
Créer une liste¶
Outre un nom de liste (champ obligatoire), il est également possible de définir une description, l’éditeur, une adresse de liste de publipostage (adresse e-mail à laquelle les messages peuvent être envoyés pour être distribués aux abonnés) et des expéditeurs supplémentaires. Si aucun expéditeur supplémentaire n’est indiqué (et si l’option «N’importe quel expéditeur peut écrire sur la liste de publipostage» n’est pas activée), seuls les administrateurs peuvent envoyer des messages à la liste. Si d’autres personnes doivent être autorisées à envoyer des messages à la liste, elles peuvent être définies dans le champ «Expéditeurs supplémentaires». Outre les adresses électroniques explicites (p. ex.info@windband.ch) ), il est également possible d’indiquer des domaines entiers (p. ex. *@windband.ch).
En option, il est possible de faire en sorte que les messages ne soient envoyés qu’à des adresses e-mail avec certains labels ou à des adresses e-mail principales.
De plus, les abonnés peuvent être synchronisés avec une audience MailChimp. Cette action remplace la liste MailChimp et les contacts existants sont supprimés. Les personnes qui se sont désinscrites de cette liste auprès de MailChimp restent désinscrites.
Pour terminer, les options suivantes sont disponibles:
Les abonnés peuvent s’inscrire/se désinscrire eux-mêmes
Les abonnés peuvent écrire sur la liste de publipostage
Les abonnés peuvent écrire sur la liste de publipostage
Il est possible d’envoyer un e-mail de confirmation à l’expéditeur
Si l’option «Les abonnés peuvent s’inscrire/se désinscrire eux-mêmes» est activée, la liste apparaît chez les personnes dans la vue «Abonnements», sous «Abonnements disponibles».
Module Factures¶
Dans le module Factures se trouvent les paramètres des factures, les différents articles de facturation ainsi que les factures créées.
Factures¶
Vous trouverez ici un aperçu de toutes les factures créées et vous pourrez les modifier, les supprimer ou les imprimer. Les paiements peuvent également être importés ici au moyen d’un fichier XML camt.054[^2].
A cet endroit, il est également possible de créer des factures externes, c’est-à-dire dont les destinataires ne sont pas saisis dans hitobito.
Astuce
Les factures pour des destinataires au sein de hitobito sont créées à partir de listes de personnes, d’une liste de participants (cours ou événements) ou d’une personne individuelle et ne peuvent pas être créées dans le module Factures (voir Etablir une facture).
Articles de facturation¶
Les postes de facturation fréquemment utilisés (p. ex. cotisation de membre) peuvent être prédéfinis ici. Ces articles peuvent être sélectionnés et personnalisés lors de l’établissement des factures.
Module Factures → Articles de facturation
Paramètres¶
Dans les paramètres de la facture, il est possible de saisir des informations générales telles que l’adresse de l’expéditeur, l’e-mail de l’expéditeur, les jours jusqu’à l’échéance, le numéro de TVA, etc. Il est également possible d’y définir les textes pour le premier, le deuxième et le troisième rappel.
Ces paramètres sont propres à l’association ou à la société et peuvent être définis individuellement pour chaque groupe.
Pour l’intégration et le contrôle directs des paiements dans hitobito, des interfaces avec les établissements financiers suivants sont disponibles depuis janvier 2022:
Postfinance
Credit Suisse
Raiffeisen Suisse
UBS
Banque cantonale de Lucerne
Banque cantonale de St-Gall
Banque cantonale de Thurgovie
Banque cantonale de Zurich
Valiant
BancoStato
BEKB | BCBE
Banque cantonale de Zoug
Etablir une facture¶
La facture proprement dite est créée en sélectionnant le groupe. En cochant le champ de sélection, il est également possible d’établir des factures pour des membres individuels.
Un intitulé clair de la facture aide lors du contrôle.
La facture établie peut maintenant être consultée sous forme de projet dans le menu Factures, éditée, assortie de délais, imprimée ou envoyée directement par e-mail via le bouton Facturer / Relancer.
L’e-mail reçu:
… et la facture au format PDF:
Vérifier et gérer les factures¶
Le menu Factures permet de gérer les débiteurs.
Le bouton Saisir le paiement permet de télécharger un fichier XML camt.054 et de l’attribuer automatiquement aux factures.
Pour marquer manuellement une facture comme payée, il faut ouvrir la facture et saisir le paiement reçu (montant et date de réception) avec la commande «+ Créer paiement»:
Module Evénements¶
Vue d’ensemble¶
Dans le module Evénements, vous trouverez un aperçu des événements organisés par les groupes dont vous êtes membre, ainsi que leurs groupes supérieurs. D’autres événements figurent sous le groupe organisateur:
Vous pouvez ici vous inscrire directement à ces événements, pour autant que l’inscription soit déjà validée ou que la date limite d’inscription ne soit pas encore passée.
Création d’un événement¶
Notes de bas de page:
- 1
Technique: les personnes autorisées à saisir et à consulter les tags sont celles qui ont des droits d’écriture sur la personne. Les rôles selon https://github.com/hitobito/hitobito_sbv/ mit *_full [^2]: avec *_full [^2]: un fichier XML camt.054 est la résolution d’écritures collectives et l’avis de débit et de crédit. Celle-ci contient une série de positions comptables différentes qui sont attribuées automatiquement aux factures existantes sur la base du numéro du BVR.
Administration d’association ¶
Ce chapitre explique les fonctions spéciales permettant de gérer des associations cantonales et régionales. Elles ne sont visibles ou accessibles que pour les personnes auxquelles ont été attribués l’appartenance au groupe et le rôle correspondants.
Module Groupes¶
Supprimer des membres¶
Les administrateurs des associations cantonales et de l’ASM peuvent effacer des personnes. Le bouton correspondant se trouve dans le menu de la personne concernée, dans la vue «Info»:
Cours¶
Les cours ne peuvent être créés que par des associations (pas par des sociétés), un rôle avec autorisation d’édition au niveau de l’association étant en l’occurrence nécessaire (p. ex. administrateur)
Module Factures¶
-tbd-
Module SUISA¶
-tbd-
Module Cours¶
-tbd-
Module Evénements¶
Voir Administration de société → Evénements
Module Aide¶
Texte d’aide¶
Les textes peuvent être saisis dans les trois langues officielles, à savoir l’allemand, le français et l’italien. Pour traduire un texte, il faut d’abord changer la langue (en bas à gauche) et ensuite traduire le texte.
Foire aux questions (Q&R)¶
Qu’advient-il des membres démissionnaires? Où sont-ils recensés s’ils sont membres d’honneur ou vétérans?¶
Les membres démissionnaires ne sont pas supprimés, mais leurs rôles respectifs leur sont simplement retirés. Un membre actif qui quitte une société se voit donc retirer son rôle de membre dans le groupe Membres à la date de sa sortie. La personne conserve les années actives cumulées jusque là, années qui courent de nouveau dès qu’elle redevient membre d’une société.
En cas de passage de membre actif à membre d’honneur non actif, le membre se voit également retirer le rôle de Memebres → Membre. La personne conserve néanmoins le rôle Membres → Membre d'honneur. Ce rôle ne génère toutefois plus d’années actives supplémentaires et n’est pas non plus recensé dans l’effectif des membres (voir le chapitre Vétérans).
Pour obtenir une vue d’ensemble des membres qui ont quitté la société, les personnes qui n’y ont plus aucun rôle (c’est-à-dire qui ne sont pas non plus Membres → Membre d'honneur) sont affichées dans le groupe «sans rôle», qui n’est visible que pour les administrateurs..
Pour le comité, la commission de musique ou les membres d’honneur, faut-il utiliser comme date d’entrée la date d’entrée en fonction/de nomination ou la date d’adhésion?¶
Il faut toujours indiquer la date de prise en charge de la fonction. Si un membre rejoint une société, il prend la fonction de «membre» avec son adhésion (représentée dans hitobito par le rôle «Membre» dans le groupe «Membres»). Si ce membre reprend par la suite une fonction au sein de la commission de musique, par exemple, c’est la date de cette prise de fonction (et non celle d’adhésion) qui doit être insérée.
Le/la directeur(trice) est-il/elle recensé(e) comme membre et, si oui, de quelle manière, afin qu’il/elle ne soit pas compté(e) au sein de l’effectif des membres?¶
Voir le chapitre Saisir le directeur
Pourquoi le nombre de «membres saisis» (dans l’onglet «Info») est-il plus élevé que le nombre réel de membres de l’effectif?¶
Dans ce cas, le rôle de Membres → Membre a été attribué plusieurs fois à un ou plusieurs membres. Veuillez vous assurer que le rôle Membres → Membre ne soit attribué qu’une seule fois à chaque membre. Pour la facturation, seule l’indication «Membres saisis» dans l’onglet «Info» fait foi.
Annexe 1 : Groupes et rôles¶
Vue d’ensemble de tous les groupes et de leurs rôles, ainsi que des autorisations correspondantes.
Autorisations de la société¶
Groupe <Société>¶
Administrateur¶
Lecture et édition à ce niveau et à tous les niveaux inférieurs. Création d’événements et d’abonnements à ce niveau.
Autorisation d’inscrire la société à des fêtes des musiques et de traiter l’inscription.
Autorisation de gérer le salaire AA.
Directeur(trice)¶
aucun
Responsable SUISA¶
Autorisation de lecture sur le groupe.
Autorisation de gérer les déclarations à SUISA.
Comité¶
Président¶
Lecture et édition à ce niveau. Création d’événements et d’abonnements à ce niveau.
Lecture et édition à ce niveau et à tous les niveaux inférieurs.
Vice-président¶
Lecture à ce niveau et à tous les niveaux inférieurs.
Caissier¶
Lecture à ce niveau et à tous les niveaux inférieurs.
Création et gestion de factures.
Responsable des vétérans¶
Lecture et édition à ce niveau et à tous les niveaux inférieurs.
Lecture des coordonnées de toutes autres personnes disposant de l’autorisation s’agissant des coordonnées.
Responsable matériel¶
Lecture à ce niveau et à tous les niveaux inférieurs.
Lecture des coordonnées de toutes autres personnes disposant de l’autorisation s’agissant des coordonnées.
Membre¶
Lecture à ce niveau et à tous les niveaux inférieurs.
Lisez les informations de contact de toutes les autres personnes disposant de l’autorisation d’informations de contact.
Groupe Commission de musique¶
Président¶
Lecture à ce niveau.
Lecture et édition sur le groupe et tous les groupes inférieurs. Y compris création d’événements et d’abonnements.
Membre¶
Lecture à ce niveau.
Groupe Membres¶
Gestion des adresses¶
Lecture et édition sur le groupe et tous les groupes inférieurs. Y compris création d’événements et d’abonnements.
Membre¶
Lecture à ce niveau.
Membre passif¶
Le membre passif du groupe Membres ne peut voir que les données publiques (groupes, événements et listes; aucune autre personne).
Membre d’honneur¶
Le membre d’honneur du groupe Membres ne peut voir que les données publiques (groupes, événements et listes; aucune autre personne).
Groupe Groupe de travail¶
Direction¶
Lecture à ce niveau.
Membre¶
Lecture sur ce groupe et sur tous les groupes inférieurs.
Groupe Contacts¶
Contact¶
Le rôle Contact ne peut, dans le groupe, voir que les données publiques telles que groupes, événements et listes, mais aucune autre personne.
Gestion des adresses¶
Lecture et édition sur le groupe et tous les groupes inférieurs (sans niveaux). Y compris création d’événements et d’abonnements.
Autorisations Association régionale¶
à déterminer
Autorisations Association membre/Association cantonale¶
Groupe <Association membre>¶
Administrateur¶
Lecture et édition à ce niveau et à tous les niveaux inférieurs. Création d’événements et d’abonnements à ce niveau.
Autorisation de gérer le salaire AA.
Responsable SUISA¶
Autorisation de lecture sur le groupe.
Autorisation de gérer les déclarations à SUISA.
Groupe Secrétariat¶
Direction du secrétariat¶
Lecture et édition à ce niveau et à tous les niveaux inférieurs. Création d’événements et d’abonnements à ce niveau.
Création et gestion de factures.
Collaborateur¶
Lecture et édition à ce niveau et à tous les niveaux inférieurs. Création d’événements et d’abonnements à ce niveau.
Confirmation des inscriptions aux cours pour les personnes de ce niveau.
Création et gestion de factures.
Auxiliaire¶
Lecture et édition à ce niveau et à tous les niveaux inférieurs.
Groupe Comité¶
Président¶
Lecture et édition à ce niveau. Création d’événements et d’abonnements à ce niveau.
Lecture et édition à ce niveau et à tous les niveaux inférieurs.
Vice-président¶
Lecture et édition à ce niveau et à tous les niveaux inférieurs.
Caissier¶
Lecture et édition à ce niveau et à tous les niveaux inférieurs.
Création et gestion de factures.
Responsable des vétérans¶
Lecture et édition à ce niveau et à tous les niveaux inférieurs.
Membre¶
Lecture et édition à ce niveau et à tous les niveaux inférieurs.
Groupe Commission de musique¶
Président¶
Lecture à ce niveau.
Lecture et édition sur le groupe et tous les groupes inférieurs. Y compris création d’événements et d’abonnements.
Membre¶
Lecture à ce niveau.
Groupe Groupe de travail¶
Direction¶
Lecture à ce niveau.
Membre¶
Lecture sur ce groupe et sur tous les groupes inférieurs.
Groupe Contacts¶
Contact¶
Le rôle Contact ne peut, dans le groupe, voir que les données publiques telles que groupes, événements et listes, mais aucune autre personne.
Gestion des adresses¶
Lecture et édition sur le groupe et tous les groupes inférieurs (sans niveaux). Y compris création d’événements et d’abonnements.
Groupe Vétérans¶
Vétéran cantonal¶
à déterminer
Vétéran d’honneur cantonal ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ tbd
Hint
Dans hitobito ASM, il n'existe pas d'autorisation de données de contact (:contact_data) comme dans la configuration par défaut du logiciel.
Hint
La documentation technique avec une vue d'ensemble exhaustive des rôles et de leurs attributs est disponible sur Github
Annexe 2: MailChimp¶
L’exportation MailChimp permet d’exporter les destinataires des listes de publipostage vers une liste MailChimp.
La fonction MailChimp permet d’utiliser les données gérées dans hitobito pour envoyer des newsletters conçues avec MailChimp.
Lier une liste de publipostage à MailChimp¶
Une audience MailChimp peut être associée à chaque liste de publipostage. Cette opération se fait dans les paramètres de la liste de publipostage, via les deux champs «Clé API MailChimp» et «ID listes MailChimp»:
Vous pouvez obtenir les «ID listes MailChimp» dans les paramètres de l’audience souhaitée dans MailChimp (en jaune en haut à droite):
La «Clé API MailChimp» permet à une application tierce comme hitobito d’effectuer des modifications en votre nom dans MailChimp. Vous pouvez créer une nouvelle clé API dans le menu «Outils / Clés API» dans les paramètres de votre profil. Sur la page correspondante, vous pouvez cliquer sur «Create A Key» (en bas à gauche sur l’image) et copier la clé API («API key») du champ textuel (surlignage en jaune dans l’image) dans le champ correspondant dans hitobito:
Félicitations, après avoir enregistré ces deux informations, votre liste de publipostage est maintenant liée à la liste MailChimp!
Exporter vers MailChimp¶
Pour exporter les destinataires d’une liste de publipostage vers MailChimp, sélectionnez l’option correspondante sous «Exportation» dans la vue «Abonnés» de votre liste de publipostage dans hitobito:
Une fois l’exportation déclenchée, la liste est exportée en arrière-plan vers l’audience MailChimp choisie et les destinataires de votre liste de publipostage devraient y apparaître peu de temps après.
Comment fonctionne Hitobito ?¶
En fonction de la tâche et de la fonction au sein de l’association ou du club, une personne se voit attribuer différents rôles dans hitobito. Ces rôles lui donnent également les autorisations appropriées. Selon le rôle, elle peut administrer les membres du club, enregistrer des événements, exporter des listes, émettre des factures, etc.
Les différents rôles sont divisés en différents groupes. Dans un club, il y a, entre autres, les groupes suivants :
Conseil d’administration avec les rôles de président, trésorier et membre
Membres ayant les rôles de gestionnaire d’adresses, membre, membre passif et membre d’honneur
Commission musicale avec les rôles de président et de membre
Exemple Une personne disposant de l’autorisation
Vorstand → Präsidentpeut lire et modifier tous les détails de son club et créer des événements. Le trésorier du club avec l’autorisationVorstand → Kassierpeut également lire et modifier toutes les informations de son club. Cependant, il ne peut enregistrer aucun événement. Il peut créer et gérer des factures pour cela.Les personnes disposant de l’autorisation
Mitglieder → Mitgliedne peuvent voir et modifier que leurs propres données.Les associations cantonales et régionales ont également d’autres groupes et rôles. Pour un aperçu complet de tous les groupes et rôles possibles, consultez l’Annexe 1 : Groupes et rôles.