Benutzerhandbuch hitobto SBV

Grundlegendes über hitobito

Anfang 2019 hat der Schweizerischen Blasmusikverbandes SBV hitobito als neue Verbandsverwaltungssoftware eingeführt. Dies mit dem Ziel, den Aufwand für die Datenpflege zu reduzieren, Redundanzen zu beseitigen und zusätzlichen Nutzen für die Anwender und die angegliederten Verbände zu generieren.

Was ist hitobito?

hitobito bietet einen echten Mehrwert für Verbände und Vereine, zumal die Vereinsdaten nur noch einmal eingeben zu müssen. Ein richtiger Gewinn wird es aber nur wenn die Daten hier vollständig sind und gepflegt werden.

Wie funktioniert hitobito?

Je nach Aufgabe und Funktion im Verband bzw. im Verein hat eine Person in hitobito unterschiedliche Rollen zugeteilt. Anhand dieser Rollen erhält sie auch entsprechende Berechtigungen. Je nach Rolle kann sie Vereinsmitglieder administrieren, Anlässe erfassen, Listen exportieren, Rechnungen stellen etc.

Die verschiedenen Rollen sind in unterschiedliche Gruppen aufgeteilt. In einem Verein gibt es unter anderem die Gruppen:

• mit den Rollen Administrator, Verantwortlicher SUISA, Dirigent

• Vorstand mit den Rollen Präsident, Kassier und Mitglied

• Mitglieder mit den Rollen Adressveraltung, Mitglied, Passivmitglied und Ehrenmitglied

• Musikkommission mit den Rollen Präsident und Mitglied

Beispiel Eine Person mit der Berechtigung Vorstand → Präsident kann alle Angaben seines Vereins lesen und bearbeiten und Anlässe erstellen. Der Vereinskassier mit der Berechtigung Vorstand → Kassier kann ebenfalls alle Angaben seines Vereins lesen und bearbeiten. Er kann aber keine Anlässe erfassen. Dafür kann er Rechnungen erstellen und verwalten.

Personen mit der Berechtigung Mitglieder → Mitglied können nur ihre eigenen Daten sehen und bearbeiten.

Kantonal- und Regionalverbände haben daneben noch weitere Gruppen und Rollen. Für eine vollständige Übersicht aller möglichen Gruppen und Rollen vgl. Anhang 1: Gruppen und Rollen.

Datenschutz

Die Daten in hitobito dürfen nur im Zusammenhang mit Aktivitäten des SBV und dessen Kantonalverbänden oder im eigenen Verein verwendet werden. Grundsätzlich dürfen fremde Personendaten nicht an Drittpersonen oder andere Organisationen weitergegeben werden. Der SBV gibt ohne Einwilligung der Betroffenen keine Daten an Drittpersonen heraus.

Die Server von hitobito stehen in der Schweiz und sind ISO und FINMA zertifiziert.

Einige der in diesem Handbuch beschriebenen Funktionen sind nur für Personen mit speziellen Berechtigungen verfügbar. Sie sind zur Kennzeichnung mit einem Schloss-Symbol versehen.

Erste Schritte mit hitobito

Jedes Vereinsmitglied kann in hitobito mit der Berechtigung Mitglieder → Mitglied seine eigenen Daten anschauen selber ändern. Das Mitglied hat die Möglichkeit einfache Abfragen im eigenen Verein bzw. Verband zu tätigen und zum Beispiel jederzeit eine aktuelle Aktivmitgliederliste des eigenen Vereins anzuzeigen, zu exportieren und auszudrucken. Auf die Mitgliederdaten anderer Vereine haben Mitglieder keinen Zugriff.

Anmelden

Unter https://www.windband.ch befindet sich (rechts oben in der Navigationsleiste) das Login zu hitobito.

Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden oder wenn Sie das Passwort vergessen haben, klicken Sie auf den Link Passwort vergessen? unterhalb des Anmelden-Buttons.

Im nächsten Schritt geben Sie Ihre E-Mailadresse ein und klicken Sie auf den Button Passwort zurücksetzen.

Als Benutzername bzw. Haupt-E-Mailadresse wird die persönliche E-Mailadresse genutzt, mit der jedes Mitglied in der Datenbank geführt wird.

Wichtig: Die Mitglieder sollen mit ihren persönlichen E-Mailadressen in hitobito eingetragen werden. Werden sog. Funktionsadressen (z. B. praesident@xxx.ch) verwendet, müssen diese Adressen später immer wieder geändert werden, wenn das Mitglied in seinem Verein die Funktion wechselt, weil sein Nachfolger die gleiche E-Mailadresse nicht eintragen kann, solange diese noch vom Vorgänger verwendet wird.

Startseite Benutzer

Übersicht

• Module
  In der Modulauswahl können Sie das gewünschte Modul wählen: Gruppen | Anlässe | Kurse | Rechnungen | Hilfe | Einstellungen.

• Menü
  Im Modul Gruppen hat jede Gruppe verschiedene Menüpunkte, welche je nach Berechtigung angezeigt werden (z.B. Info, Personen, Anlässe, Listen, Gelöscht etc.)

• Personen haben zudem folgende Ansichten:
  Info | Abos | Verlauf | Log.

• Befehle
  Abhängig von den Ihnen zugewiesenen Gruppen und Rollen, stehen Ihnen in den verschiedenen Modulen und Ansichten unterschiedliche Befehle zur Verfügung.

• Suchen
  Im Suchfeld kann nach Personen, Vereinen, Verbänden, Anlässen, Kursen etc. gesucht werden.

• Sprachauswahl
  Es kann zwischen den Sprachen Deutsch | Französisch | Italienisch umgeschaltet werden.

• Abmelden
  Mit dem Abmelden-Link wird der Benutzer von hitobito abgemeldet.

Logo Ein Klick auf das Logo des Vereins bzw. Verbandes führt zur Startseite des Benutzers, d.h. zur Startseite der Hauptgruppe.

• Aktive Rollen
  Übersicht über alle aktiven Rollen des Benutzers. Ist ein Benutzer Mitglied mehrerer Vereine oder Verbände, markiert ein ausgefüllter Stern die sog. Hauptgruppe. Um die Hauptgruppe zu wechseln klicken Sie auf einen nicht ausgefüllten Stern neben einem Verein bzw. Verband.

Suchen

In einem Dropdown-Menü unter dem Suchfeld werden die ersten Treffer als Live-Resultate angezeigt, d.h. sie passen sich bei jedem weiteren Buchstaben an. Klickt man auf das Lupe-Icon rechts neben dem Suchfeld, erscheint das vollständige Suchresultat. Es werden nur Resultate gefunden, auf welche der Benutzer auch Zugriff hat.

Ansicht Info

In der Ansicht Info sehen Sie - sofern Sie die Berechtigung dazu haben

• die Personalien einer Person sowie weitere Angaben wie zum Beispiel die vom System anhand der eingetragenen Rollen berechnete Zahl der Aktivjahre. Ausserdem werden die aktiven Rollen angezeigt, wobei die Hauptgruppe mit einem ausgefüllten roten Stern markiert ist.

Auf Ihrer eigenen Seite - und bei anderen Personen, sofern Sie die entsprechende Berechtigung haben - stehen Ihnen folgende Befehle zur Verfügung:

• Bearbeiten
  Ändern der Angaben zur Person

• Löschen
  Löschen der Person

• Rechnung erstellen
  Erstellen einer Rechnung für diese Person

• Export
  Herunterladen der angezeigten Daten in verschiedenen Formaten (CSV, PDF, Excel etc.).

• Login schicken
  Dieser Befehl schickt dem Benutzer ein E-Mail mit dem Link zum setzen eines Passwortes. Fährt man mit der Maus über diesen Button erscheint die Information, ob der Benutzer bereits ein Login hat, oder nicht.

• Imitieren
  Übernehmen der Berechtigungen einer Person, d.h. Ansicht von hitobito aus der Perspektive dieser Person.

• Passwort ändern
  Ändern Sie ihr Passwort zum Anmelden bei hitobito. Sie können nur ihr eigenes Passwort ändern.

Auf der rechten Seite findet sich eine Übersicht aller aktuellen Rollen der Person, der ihr zugeordneten Tags, ihrer Anmeldungen für kommende Anlässe und Kurse sowie ihrer erworbenen Qualifikationen.

Über die Funktion in Kalender integrieren kann jeder Benutzer eine URL generieren, welche er in seiner Kalender.app abonnieren kann. Diese Funktion steht zur Zeit nur bei den Anlässen zur Verfügung.

Ansicht Abos

Auflistung, in welcher Mailingliste der Benutzer eingetragen ist.

Ansicht Verlauf

In der Ansicht „Verlauf“ finden Sie eine Übersicht aller Gruppen → Rollen, welche die Person aktuell und in der Vergangenheit hatte. Bei vergangenen Rollen ist ein Von- und Bis-Datum vermerkt; bei aktuellen Rollen nur ein Von-Datum.

Ebenfalls werden hier die Anlässe der Person aufgelistet, zu welchen sie angemeldet ist bzw. war.

Ansicht Log

In der Ansicht „Log“ können Sie nachverfolgen wer wann welche Informationen über Sie geändert hat.

Ansicht Rechnungen

In der Ansicht „Rechnungen“ finden sich alle Rechnungen, welche der Person geschickt wurden.

Es ist noch unklar, wer die Ansicht "Rechnungen" sehen kann → abklären mit hitobito

Modul Gruppen

Menü Info

Unter dem Menüpunkt „Info“ kann für jede Gruppe eine Kontaktperson ausgewählt oder eine „Vereinsadresse“ definiert werden. Je nach Gruppentyp stehen zudem weitere Angaben (Beschreibung, Korrespondenzsprache, Gründungsjahr etc.) zur Verfügung.

Die im Menü "Info" definierte Adresse (explizit angegebene Vereinsadresse oder Auswahl einer Kontaktperson) wird zum Beispiel als Absender bei E-Mails verwendet.

Menü Personen

Im Menü „Personen“ werden – bei einem eigenen Verein – in der Grundeinstellung alle Mitglieder der Gruppe mit einer bestimmten Funktion angezeigt. Dieser Menüpunkt ist bei fremden Vereinen nicht sichtbar.

Über den Button Spalten kann eingestellt werden, welche Angaben in der Übersicht angezeigt werden sollen. Mit den Befehlen Export bzw. Drucken können die angezeigten Daten heruntergeladen bzw. ausgedruckt werden.

Beispiel: Ist ein eigener Verein ausgewählt, werden die besonderen Funktionen Administrator, SUISA-Verantwortlicher und Dirigent angezeigt:

Über die Funktion Weitere Ansichten können alle Personen („Gesamte Ebene“) angezeigt oder ein Filter gesetzt werden.

Beispiel: Ist die Gruppe Mitglieder eines eigenen Vereins ausgewählt, werden alle Personen dieser Gruppe angezeigt, also die Liste aller Aktivmitglieder.

Bei der Gruppe Vorstand, werden alle Personen dieser Gruppe angezeigt, also die Liste aller Vorstandsmitglieder.

Wird eine oder mehrere Personen markiert (Haken ganz links in der Liste), erscheinen weitere Befehle, mit welchen alle markierten Personen gleichzeitig bearbeitet werden können:

Menü Anlässe

Unter dem Menüpunkt Anlässe werden die vom angezeigten Verein erstellten (wenn die Gruppe „Verein“ ausgewählt ist) bzw. die von der jeweiligen selektierten Untergruppe erstellten Anlässe aufgelistet. Hier können sich die Mitglieder für die Anlässe anmelden, die Anlässe exportieren oder direkt in den Kalender eintragen (mit Hilfe einer iCalendar-Datei).

Auf der Ebene eines Kantonalverbands können sämtliche Anlässe des Verbandsgebiets und auf der Ebene Schweizer Blasmusikverband alle Anlässe des SBV angezeigt werden.

Menü Musikfeste

Dieser Menüpunkt ist nur für Administratoren ersichtlich. Hier können sich die Vereine für die ausgeschriebenen Musikfeste anmelden.

Menü Listen

Im Menüpunkt „Listen“ werden dem Mitglied sämtliche Mailinglisten der selektierten Gruppe, d.h. des Vereins oder einer seiner Gruppen, angezeigt. Je nach Konfiguration durch den Administrator können diese „Weiterleitungsadressen“ auch von den Mitgliedern benutzt werden.

Menü Anfragen

Dieser Menüpunkt ist nur für Administratoren ersichtlich.

Menü Notizen

Hier sind die unter dem Menüpunkt Info erfassten Notizen zum Verein oder zur Gruppe aufgelistet. Man sieht auch die notizen der untergruppen. Dieser Menüpunkt ist nur für Administratoren ersichtlich.

Menü Gelöscht

Unter dem Menüpunkt Gelöscht werden frühere, inzwischen gelöschte Untergruppen des Vereins angezeigt.

Menü API-Keys

Dieser Menüpunkt ist nur für Administratoren ersichtlich. Für die technische Anbindung an Webseiten oder Apps können hier sog. API-Keys generiert werden.

Modul Anlässe

Hier werden Anlässe von Gruppen, bei denen der Benutzer Mitglied ist, sowie deren Übergruppen angezeigt.

Beispiele:

• Anlässe des SBV werden bei allen Mitgliedern angezeigt

• Anlässe des Aargauischen Musikverbandes (AMV) werden nur Mitgliedern angezeigt, die dem AMV angehören

• Anlässe der Musikgesellschaft Eintracht Windisch (MGE) werden nur Mitgliedern der MGE angezeigten

Andere Anlässe sind bei der organisierenden Gruppe zu finden. Will sich ein Mitglied des Zürcher Blasmusikverbands über Anlässe im Aargau informieren, kann sich das Mitglied die entsprechenden Anlässe im Modul Gruppen → Schweizer Blasmusikverband SBV → Aargauischer Musikverband → Menü Anlässe anzeigen lassen.

Modul Kurse

Hier werden Kurse von Gruppen, bei denen der Benutzer Mitglied ist, sowie deren Übergruppen angezeigt. Andere Kurse sind bei der organisierenden Gruppe zu finden.

Modul Hilfe

Im Modul Hilfe sind verschiedene Hilfe-Resourcen hinterlegt, wie zum Beispiel Videoanleitungen und dieses Benutzerhandbuch.

Modul Einstellungen

Im Modul Einstellungen kann das Mitglied eigene Etikettenformate definieren, welche für den Druck von (Personen-)Listen verwendet werden können.

Unter Kalender integrieren kann eine URL generiert werden, um von anderen Anwendungen aus (z.B. Microsoft Outlook, Apple Kalender) auf die eigenen Anlässe zuzugreifen. Achtung: Diese Adresse nur an Personen weitergeben, die alle Termindetails sehen dürfen. Bei einem Missbrauch kann die URL hier auch zurückgesetzt werden. Alle Kalender die noch die alte Adresse kennen, können die Anlässe danach nicht mehr anzeigen.

1. Adresse erstellen

2. Link kopieren

3. Outlook öffnen und in den Kalender wechseln

Über Start das Menü Kalender öffnen (2) wählen und mit Aus dem Internet (3) ein zusätzliches Fenster öffnen. Hier im leeren Kasten die aus hitobito kopierte URL einfügen (4) und mit OK (5) bestätigen. Über Erweitert (6) kann ein Ordnername und eine Beschreibung (7) eingegeben werden. Zum Abschliessen mit OK (8) und Ja (9) bestätigen.

Mit dem Abschliessen wird in Outlook unter Andere Kalender der neue Kalender mit den eigenen Anlässen aus HITOBITO angezeigt und immer wieder aktualisiert:

Verein administrieren

In diesem Kapitel werden Spezialfunktionen erläutert, um Vereine zu verwalten. Diese sind nur für Personen sichtbar oder zugänglich, welche die entsprechenden Gruppenzugehörigkeit und Rollen besitzen.

Tipp

Der Kurzname soll zum Beispiel für „Musikgesellschaft Eintracht Windisch“ nicht „MGE“ sein, weil der Verein so nicht mehr identifizierbar ist. Besser wäre „MG Eintracht Windisch“. Generell: Im Kurznamen wird nur die Bezeichnung „Musikgesellschaft“ o.ä. gekürzt.

Modul Gruppen

Menü Personen

Neues Mitglied erfassen

Im Menü Personen über den Button Person hinzufügen können Mitglieder, Ehemalige oder auch neue Personen, die zuerst erfasst werden müssen, der gewünschten Gruppe (mit entsprechender Rollenzuteilung) zugewiesen werden.

Zuerst soll die Person über das Suchfeld mit Namen gesucht werden.

Anhand des Namens wird eine treffende Auswahl der bereits vorhandenen Mitgliedern mit Wohnort und Jahrgang angezeigt. Falls die gesuchte Person existiert, ist sie

• der gewünschten Gruppe,

• mit entsprechender Rolle,

• allenfalls einer weiteren Bezeichnung

• und dem Eintrittsdatum zuzuweisen.

Anschliessend empfiehlt es sich, die Angaben der Person zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Hat das Mitglied noch keine Haupt-E-Mailadresse ist diese für den Login auf die Datenbank einzusetzen.

Wenn bei der Eingabe des Namens keine Auswahl angezeigt wird, kann direkt über die Tastatur Enter gedrückt werden und man gelangt in die Maske für Neue Person erfassen.

Hier müssen mindestens die mit einem Stern markierten Felder (Vorname, Nachname und Geburtstag) ausgefüllt werden.

Allenfalls muss die Gruppenzugehörigkeit und Rolle angepasst werden.

Um weitere wichtige Schritte gleich zu erledigen, empfiehlt es sich auch gleich die Felder Haupt-E-Mail und das Datum des Eintritts auszufüllen.

Liste importieren

Tipp

Damit der Import klappt, muss zwingend die Korrespondenzsprache jedes Benutzers definiert werden. Diese ist entweder de, fr oder it (Gross-/Kleinschreibung beachten).

Mitglieder bearbeiten

Personen mit den Rollen Adressverwaltung, Präsident oder Administrator kann die Daten sämtlicher Personen im Verein bzw. der ihm zugeteilten Gruppe bearbeiten. Dazu ist die zu bearbeitende Person aufzurufen. In der Ansicht „Info“ findet sich der Button „Bearbeiten“:

Rollen bearbeiten

Um einem Mitglied eine neue aktive Rolle in einem Verein/Verband hinzuzufügen, in welchem das Mitglied bereits eine Rolle besitzt, wählen Sie im Abschnitt „Aktive Rollen“ +Rolle hinzufügen bei derjenigen Gruppe, bei welcher Sie eine neue Rolle hinzufügen möchten. Sie können dann innerhalb der gewählten Gruppe dem Mitglied eine zusätzliche Rolle hinzufügen und angeben, seit wann die Rolle gültig ist.

Wie Sie einem Mitglied eine neue nicht mehr aktive Rolle in einem Verein/Verband hinzuzufügen siehe unter Veteranen verwalten

Um aktive Rollen zu entfernen, wählen Sie auf der Ansicht „Info“ im Abschnitt „Aktive Rollen“ das Symbol ‚Abfalleimer‘. Sie beenden damit die entsprechende Rolle per sofort.

Tags

Um Mitgliedern eine bestimmte Kennzeichnung zu geben, können sog. Tags verwendet werden, wobei dies strukturiert (z.B. „Mailing: Newsletter“, „Mailing: Print“ etc.) oder unstrukturiert (z.B. „Helferpool“, „Webmaster“ etc.) erfolgen kann.

Tags von Personen in einer Gruppe können nur von Personen mit der Rolle Adressverwaltung oder von Personen mit weitergehenden Berechtigungen gelesen und geschrieben werden1 . Personen mit der Rolle Mitglied können weder ihre eigenen noch diejenigen Tags der anderen Gruppenmitglieder sehen.

Damit sind Tags eine Alternative dazu, thematisch zusammengehörende Personen in einer eigenen (Unter-)Gruppe zusammenzufassen. Mitglieder einer Gruppe sehen sich gegenseitig. Tags sind für Mitglieder nicht ersichtlich.

Neue Tags können in der Ansicht „Info“ einer Person über den Button „Tag hinzufügen“ generiert werden. Das Übernehmen der bereits erstellten Tags kann für das Filtern massgeblich sein.

Hinzufügen neuer unstrukturierter Tags (rechtes: Auswählen eines früher erstellten Tags)

Hinzufügen neuer strukturierter Tags (Trennung der beiden Begriffe durch einen Doppelpunkt)

Funktionäre (Präsident, Dirigent etc.) erfassen

Es ist wichtig, dass die Vereinsfunktionäre als solche im System erfasst bzw. gekennzeichnet sind. So stellen Sie sicher, dass Ihre Funktionäre die entsprechenden Nachrichten Ihres Kantonalverbandes und des Schweizer Blasmusikverbandes auch erhalten. Um unnötige E-Mail und Briefe zu vermeiden, versuchen der SBV und seine Kantonalverbände ihre Informationen zielgerichtet zu verschicken: Einladungen für Dirigentenkonferenzen gehen nur an die Dirigenten; Informationen im Zusammenhang z.B. mit COVID-19 wie Hinweise zu Kurzarbeitsentschädigungen betreffend die PräsidenInnen der Verein etc.

Dirigent erfassen

Bei der Erfassung der Dirigent:innen ist zu unterscheiden, ob diese selber auch Mitglied des entsprechenden Vereins sind oder nicht.

Wichtig

Für Mitglieder sind die entsprechenden Jahresbeiträge (SBV, SUISA und kantonale Musikverbände) zu entrichten und zählen die Aktivjahre der Mitglieder für die Berechnung der Veteranenehrungen. Bei Nicht-Mitgliedern entfallen die Jahresbeiträge und entsprechend auch die Aktivjahre.

Dirigent:innen ist in jedem Fall die Rolle [Musikgesellschaft XY] → DirigentIn zuzuordnen:

Ist ein(e) Dirigent:in auch Mitglied im entsprechenden Verein, ist ihm/ihr zusätzlich die Rolle Mitglieder → Mitglied zuzuweisen:

Präsident erfassen

Neben der Rolle Mitglieder → Mitglied (falls der Präsident auch selber Aktivmitglied ist), ist ihm ihm auch die Rolle Vorstand → Präsident zuzuordnen.

Tipp

Das Vorgehen ist für das Erfassen von Vizepräsident, Kassier, Veteranenchef, Präsident der Musikkommission etc. ist analog zum Vereinspräsidenten.

Veteranen verwalten

Überprüfen der Einträge gemäss Musikerpass

Damit die Berechnung der Aktivjahre eines Musikanten korrekt erfolgen kann, müssen dessen aktuellen und bisherigen Mitgliedschaften in den Verbandsvereinen in hitobito erfasst sein. Um dies zu überprüfen, rufen Sie das entsprechende Mitglied auf, indem Sie dessen Namen im grossen Suchfeld zuoberst auf der Seite eingeben. Nach der Eingabe von drei Zeichen erfolgt bereits eine Suche, so dass nicht der ganze Name eingegeben werden muss.

Auf der Personen-Übersicht sehen Sie alle zur Person gehörenden Daten, unter anderem im Abschnitt «Weitere Angaben» auch die Anzahl «Aktivjahre aktuell» (im nachfolgenden Beispiel: 21 Jahre):

Die aktuellen und bisherigen Mitgliedschaften in den Verbandsvereinen können unter der Ansicht «Verlauf» angezeigt werden. Dort interessieren uns die Einträge mit der Rolle «Mitglied» in einer Gruppe «[Musikverein XY] / Mitglieder».

Sind noch nicht alle Mitgliedschaften der Person erfasst, können fehlende Mitgliedschaften über den Befehl «Neue Rolle» (nach-)erfasst werden. Dazu ist die Rolle [Musikgesellschaft XY] → Administrator oder Mitglieder → Adressverwaltung notwendig:

Es können auch (heute) nicht mehr existierende, d.h. inzwischen aufgelöste, Vereine erfasst werden.

Tipp

Soll eine Rolle eines fremden Vereins erfasst werden, muss der Eintrag zwingend in der Ansicht «Verlauf» gemacht werden. Der Button Rolle hinzufügen in der Ansicht «Info» kann dazu nicht verwendet werden, da dort kein fremder Verein ausgewählt werden kann.

Tipp

Für die Berechnung der Aktivjahre zählt nur die Rolle Mitglieder → Mitglied. Die Rollen Mitglieder → Ehrenmitglied, Mitglieder → Adressverwaltung und Mitglieder → Passivmitglied generieren keine Aktivjahre und sind entsprechend auch nicht finanzrelevant, d.h. für Personen mit (nur) diesen Rollen, müssen keine Mitgliederbeiträge entrichtet werden. Wird ein aktives Mitglied zum (aktiven) Ehrenmitglied ernannt, ist diese Rolle deshalb zusätzlich zu vergeben (und nicht die Rolle Mitglieder → Mitglied durch die Rolle Mitglieder → Ehrenmitglied abzulösen), damit das Mitglied weiterhin Akivjahre sammelt und für dieses die Mitgliederbeiträge in Rechnung gestellt werden.

Sind nun alle Engagements des Mitglieds vollständig erfasst, können dessen Aktivjahre, welche für die Berechnung der kantonalen und eidgenössischen Ehrungen massgebend sind, auf der Personen-Übersicht abgelesen werden. Diese Angabe erscheint übrigens auch auf den Mitgliederlisten des Vereins (online sowie in den exportierten Listen).

Veteranenliste erstellen

Will ein Verein wissen, welche seiner Mitglieder im aktuellen Jahr zum kantonalen Veteranen ernannt werden können (25 Aktivjahre), kann seine Mitgliederliste entsprechend gefiltert werden. Dazu muss der Verein aufgerufen und das Menü «Personen» geöffnet werden. Unter «Weitere Ansichten» kann ein neuer Filter erstellt werden: Aktivjahre aktuell ist genau 25

Die mittels eines solchen Filters erstellte Liste kann nun entweder ausgedruckt (PDF) oder heruntergeladen und elektronisch weiterverarbeitet werden (CSV, Excel, vCard, Etiketten,…).

Menü Anlässe

Anlass erstellen

Ein Administrator und der Präsident können Anlässe für den Verein erstellen. Ein Adressverwalter darf dies für „seine“ Gruppe.

Tipp

Hinweis für das Erstellen von Anlässen

Vorggegebene Antworten mit Kommas trennen, damit der Benutzer eine Auswahl treffen kann (z.B. „T-Shirtgrösse: s,m,l,xl“)

Im Register Allgemein muss mindestens der Name des Anlasses stehen.

Im Register Anmeldung wird eingerichtet, wer sich wie für den Anlass anmelden kann. Soll keine Anmeldung möglich sein, wird als Anmeldeschluss ein Datum in der Vergangenheit eingesetzt.

Im Register Anmeldeangaben können Fragen definiert werden, die bei der Anmeldung beantwortet werden müssen. Werden mögliche Antworten vorgegeben, sind die durch ein Komma zu trennen.

Unter Administratorenangaben können Fragen definiert werden, die bei der Anmeldung beantwortet werden müssen und deren Antworten nur durch die Kursadministration eingesehen werden können.

Im Register Kontaktangaben wird bestimmt, welche Mitgliederdaten für die Anmeldung mitgesendet bzw. benötigt werden. Sind bestimmte, für die Anmeldung zwingend benötigte Angeaben beim Benutzer nicht ausgefüllt, ist eine Anmeldung nicht möglich und muss der Benutzer diese Angaben zuerst in seinem Profil ausfüllen.

Nach dem Speichern wird der erstellte Anlass angezeigt. Hier kann über Anhänge +hinzufügen z.B. ein Konzertprogramm oder andere Dokumente zum Download angeboten werden. Fehler können über den Button Bearbeiten korrigiert werden. Der erstellte Anlass kann natürlich auch wieder gelöscht, für einen weiteren Anlass dupliziert oder als Kalendereintrag exportiert werden.

Darstellung der Anlässe mit und ohne Anmeldemöglichkeit

Menü SUISA

SUISA-Meldung

Jeweils per 31. Dezember jeden Jahres müssen die Vereine der SUISA melden, welche Werke im vergangenen Jahr aufgeführt wurden. Damit wird der SUISA ermöglicht, den jeweiligen Künstlerinnen und Künstlern einen Betrag entsprechend der Häufigkeit der Aufführung ihrer Werke auszubezahlen.

Gespeicherte Aufführungen anschauen

Personen mit der Rolle «Verantwortlicher SUISA» können im Modul Gruppen unter dem Menüpunkt «SUISA» die bisher für ihren Verein gespeicherten Aufführungen anzeigen und bei Bedarf exportieren (CSV, Excel). Die Einträge sind nach dem Aufführungsjahr getrennt (im Beispiel «2019») und nach Aufführung geordnet:

Tipp

Die Rolle Administrator wird in hitobito nicht gleichgesetzt mit dem Zugriff auf alle Funktionen. Auch Administratoren sehen gewissen Funktionen in hitobito nicht, wie zum Beispiel den Menüpunkt «SUISA» oder «Rechnungen». Administratoren, welche z.B. ihre SUISA-Verantwortliche unterstützen möchten, müssen sich deshalb auch selber die Rolle «Verantwortlicher SUISA» erteilen.

Status Meldeliste

Auf dieser Seite ist auch ersichtlich, ob die SUISA-Liste bereits eingereicht wurde oder noch eingereicht werden muss. Der Button kann folgende Zustände haben:

Die Meldeliste wurde bereits eingereicht und kann nicht erneut eingereicht werden.

Die Meldeliste ist ausgefüllt, wurde aber noch nicht eingereicht.

Die Meldeliste ist leer und kann nicht eingereicht werden. Bitte erfassen Sie zuerste Ihre Werke.

Neue Aufführung erfassen

Um eine neue Aufführung zu erfassen, klicken Sie auf den Button «Aufführung hinzufügen». Im im Dialog «SUISA Erfassung» erscheinen die von Ihnen aufgeführten Werke des letzten Jahres in einer Liste sowie ein Suchfeld «Werk suchen…».

Bei bereits aufgeführten Werken kann die Anzahl Aufführungen direkt eingetragen oder mittels der Pfeiltasten eingestellt werden:

Die Felder «Aufführung» und «Datum» am Ende der Liste bezeichnen den Anlass näher und sind beide optional.

Nicht aufgeführte Werke können über das Suchfeld gesucht werden:

Solange die Meldeliste noch nicht eingereicht ist (vgl. Meldeliste einreichen) können Sie beliebig oft neue Aufführungen erfassen und bearbeiten.

Neues Werk erstellen

Ist ein Werk noch gar nicht in der Datenbank von SUISA erfasst, findet sich kein Suchergebnis. Es erscheint stattdessen der Befehl «Werk erstellen»:

Um ein Werk zu erstellen, müssen mindestens Titel und Komponist eingetragen werden. Die Angabe von Arrangeur und Verlag sind optional:

Meldeliste einreichen

Sind alle Werke erfasst, muss die Meldeliste eingereicht werden. Dazu klicken Sie auf den Button «Meldeliste einreichen». Als Bestätigung erhalten sie die Meldung «Meldeliste eingereicht» und der Button ist deaktiviert und umbenannt in «Meldeliste eingereicht»:

Meldeliste einreichen ohne Werk erfassen

Vereine können Ihre Meldeliste auch einreichen, ohne ein Werk zu erfassen. Dazu stehen folgende alternative Optionen zur Verfügung:

• Spielgemeinschaft
  Vereine, welche sich zu einer Spielgemeinschaft zusammengeschlossen haben, melden ihre Werke nur einmal, d.h. ein Verein der Spielgemeinschaft reicht die Meldeliste wie gewohnt ein und die weiteren an der Spielgemeinschaft beteiligten Vereine wählen die Option Spielgemeinschaft.

• nicht spielfähig in diesem Jahr
  Vereine, welche aufgrund von zu wenigen Mitgliedern oder aufgrund äusserer Umstände (z.B. einer Pandemie) in einem Jahr keine Auftritte hatten, wählen diese Option.

• SUISA über Dritte abgerechnet
  Einige Mitgliedsvereine (z.B. Musikschulen) haben mit der SUISA bereits Verträge. Diese müssen ihre Auftritte über hitobito nicht melden.

Menü Listen

Hier werden alle Listen angezeigt, welche die zur Zeit gewählte Gruppe erstellt hat. Listen sind gefilterte Personenlisten mit besonderen Funktionalitäten:

• Einer Liste kann eine E-Mailadresse zugeordnet werden. Ein auf diese Adresse verschicktes E-Mail wird von hitobito an alle Abonenten verteilt.

• Abonnenten können aufgrund von Filtern (gemäss ihrer Rolle, Tag etc.) oder spefizisch aufgrund des Namens eines Person einer Liste zugeordnet werden.

• Listen können „offen“ sein, d.h. interessierte Personen können sich selber an-/abmelden, oder „geschlossen“, d.h. der Listenersteller bestimmt verbindlich, wer Abonnent ist.

Tipp

Mit Listen lassen sich einfach Mailinglisten erstellen. Die Abonnenten verwalten ihre E-Mailadressen selber, womit Nachrichten an die Liste jederzeit zugestellt werden können – Sie müssen keine E-Mailadressen mehr nachführen. Wurde die Liste aufgrund eines Filters (z.B. alle Vereinspräsidenten) erstellt, werden Nachrichten an die Liste immer die im Zeitpunkt der Nachricht aktuellen Vereinspräsidenten erreichen – ein Nachführen von manuellen Listen entfällt.

Liste erstellen

Neben einem Listennamen (Pflichtfeld) können zudem eine Beschreibung, der Herausgeber, eine Mailinglistenadresse (E-Mailadresse, an welche Nachrichten für das Verteilen an die Abononenten geschickt werden können) und zusätzliche Absender definiert werden. Werden keine zusätzlichen Absender angegeben (und ist die Option „Beliebige Absender/-innen dürfen auf die Mailingliste schreiben“ nicht aktiviert), können nur Administratoren Nachrichten an die Liste schicken. Sollen weitere Personen Nachrichten an die Liste schicken dürfen, können diese im Feld „zusätzliche Absender“ definiet werden. Neben expliziten E-Mailadressen (z.B. info@windband.ch) können auch ganze Domains (z.B. *@windband.ch) angegeben werden.

Optional kann definiert werden, dass die Nachrichten nur an E-Mailadressen mit bestimmten Labels oder an Haupt-E-Mail-Adressen verschickt werden.

Weiter können die Abonenten mit einer MailChimp Audience synchronisiert werden. Diese Aktion überschreibt die MailChimp-Liste und bestehende Kontakte werden gelöscht. Personen, die sich bei MailChimp von dieser Liste abgemeldet haben, bleiben abgemeldet.

Schliesslich stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Abonnenten dürfen sich selbst an-/abmelden

• Abonnenten dürfen auf die Mailingliste schreiben

• Beliebige Absender/-innen dürfen auf die Mailingliste schreiben

• E-Mail mit Bestätigung an Absender schicken

Ist die Option „Abonnenten dürfen sich selbst an-/abmelden“ aktiviert, erscheint die Liste bei den Personen in der Ansicht „Abos“ unter „Verfügbare Abos“.

Modul Rechnungen

Im Modul Rechnungen sind die Einstellungen für die Rechnungen, die einzelnen Rechnungsartikel sowie die erstellten Rechnungen zu finden.

Rechnungen

Hier finden Sie die Übersicht über alle erstellten Rechnungen und hier können sie diese bearbeiten, löschen oder drucken. Auch Zahlungen können hier mittels camt.054 XML-Datei2 eingelesen werden.

An dieser Stelle können auch externe Rechnungen erstellt werden, d.h. Rechnungen, welche an externe Empfänger geschickt werden, welche nicht in hitobito erfasst sind.

Tipp

Rechnungen an Empfänger innerhalb von hitobito werden von Personenlisten, von einer Teilnehmerliste (Kurse oder Anlässe) oder von einer Einzelperson aus erstellt und können nicht im Modul Rechnungen erstellt werden (vgl. Rechnung erstellen).

Rechnungsartikel

Häufig verwendete Rechnungspositionen (z.B. Mitgliederbeitrag) können hier vordefiniert werden. Diese Artikel können beim Erstellen von Rechnungen ausgewählt und individuell angepasst werden.

Modul Rechnungen → Rechnungsartikel

Einstellungen

In den Rechnungseinstellungen können allgemeine Angaben gemacht werden, wie die Absenderadresse, Absender-E-Mail, Tage bis Fälligkeit, MwSt.-Nummer etc. Hier können auch die Texte für die erste, zweite und dritte Mahnung definiert werden.

Diese Einstellungen sind Verbands- bzw. Vereinsspezifisch und können für jede Gruppe individuell vorgenommen werden.

Für die direkte Einbindung und Kontrolle der Zahlungen in hitobito stehen Stand Januar 2022 Schnittstellen zu folgenden Finanzinstituten zur Verfügung:

• Postfinance

• Credit Suisse

• Raiffeisen Schweiz

• UBS

• Luzerner Kantonalbank

• St. Galler Kantonalbank

• Thurgauer Kantonalbank

• Zürcher Kantonalbank

• Valiant

• BancoStato

• BEKB | BCBE

• Zuger Kantonalbank

Rechnung erstellen

Die eigentliche Rechnung wird über die Auswahl der Gruppe erstellt. Mit dem Haken im Auswahlfeld können auch Rechnungen für einzelne Mitglieder angefertigt werden.

Die Rechnung mit einem eindeutigen Titel hilft bei der Kontrolle.

Die erstellte Rechnung kann nun als Entwurf im Menü Rechnungen eingesehen, bearbeitet, mit Fristen versehen, gedruckt oder über den Button Rechnung stellen / mahnen direkt als E-Mail verschickt werden.

Die erhaltene E-Mail:

… und die Rechnung als PDF:

Rechnungen prüfen und verwalten

Im Menü Rechnungen können die Debitoren verwaltet werden.

Über den Button Zahlung erfassen kann eine camt.054 XML Datei hochgeladen und automatisiert den Rechnungen zugeordnet werden kann.

Um eine einzelne Rechnung manuell als bezahlt zu markieren, öffnet man die Rechnung und erfasst mit dem Befehl „+ Zahlung erstellen“ die eingeganene Zahlung (Betrag und Eingangsdatum):

Modul Anlässe

Übersicht

Im Modul Anlässe finden Sie eine Übersicht über Anlässe von Gruppen, bei denen Sie Mitglied sind, sowie deren Übergruppen. Andere Anlässe finden Sie bei der organisierenden Gruppe:

Hier können Sie sich direkt für diese Anlässe anmelden, sofern die Anmeldung bereits freigegeben bzw. der Anmeldeschluss noch nicht eingetretten ist.

Neuen Anlass erstellen

Fussnoten:

---

1

Technisch: Es dürfen die Personen Tags erfassen und anschauen, welche Schreibrechte auf der Person haben. Die Rollen gemäss https://github.com/hitobito/hitobito_sbv/ mit *_full

2

Eine camt.054 XML-Datei ist die Sammelbuchungs-auflösung und Belastungs- und Gutschriftsanzeige. Diese enthält eine Reihe verschiedene Buchungspositionen welche automatisiert auf Basis der ESR-Nummer bestehenden Rechnungen zugeordnet werden.

Verband administrieren

In diesem Kapitel werden Spezialfunktionen erläutert, um Kantonal- und Regionalverbände zu verwalten. Diese sind nur für Personen sichtbar oder zugänglich, welche die entsprechende Gruppenzugehörigkeit und Rolle besitzen.

Modul Gruppen

Mitglieder löschen

Administratoren der Kantonalverbände und des SBV können Personen löschen. Den entsprechenden Button findet sich bei der entsprechenden Person in der Ansicht „Info“:

Kurse

Kurse können nur von Verbänden (nicht von Vereinen) erstellt werden, wobei eine Rolle mit Schreibberechtigung auf der Verbandsstufe nötig ist (z.B. Administrator)

Hinweise für das Erstellen von Kursen : Die Prioritäts-Option ist nur verfügbar, wenn für mehrere Kurse die gleiche "Kursart" gewählt wurde und bei allen Kursen die Option "Priorisierung" gesetzt wurde.

Modul Rechnungen

-tbd-

Modul SUISA

-tbd-

Modul Kurse

-tbd-

Modul Anlässe

Siehe Verein administrieren → Anlässe

Modul Hilfe

Hilfetext

Die Texte können in den drei Landessprachen Deutsch, Französisch und Italienisch erfasst werden. Um einen Text zu übersetzen, muss zuerst die Sprache (unten links) geändert werden und dann der Text übersetzt werden.

Die Hilfetexte sind global (Stufe hitobito\!)

Fragen und Antworten (Q&A)

Was passiert mit ausgetretenen Mitgliedern? Wo bleiben diese registriert, wenn sie Ehrenmitglied oder Veteran sind?

Ausgetretene Mitglieder werden nicht gelöscht, sondern ihnen werden lediglich die entsprechenden Rollen entzogen. Einem Aktivmitglied, dass einen Verein verlässt, wird also die Rolle Mitglied in der Gruppe Mitglieder per Austrittsdatum entzogen. Die bis dahin gesammelten Aktivjahre behält die Person und diese laufen automatisch weiter, ab dem Datum, an welchem sie wieder einem Verein beitritt.

Bei einem Übertritt vom aktiven zum nicht-aktiven Ehrenmitglied wird dem Mitglied ebenfalls die Rolle Mitglieder → Mitglied entzogen. Die Rolle Mitglieder → Ehrenmitglied behält die Person jedoch. Diese Rolle generiert keine weiteren Aktivjahre mehr und zählt auch nicht zum Mitgliederbestand (vgl. Kapitel Veterenan verwalten).

Für eine Übersicht über die ausgetretenen Mitgliedern, werden jene Personen, welche im Verein über gar keine Rolle mehr verfügen (also auch nicht Mitglieder → Ehrenmitglied), in der Gruppe „ohne Rollen“ angezeigt, welche nur für Administratoren sichtbar ist.

Ist bei Vorstand, Musikkommission oder Ehrenmitgliedern als Eintritt das Datum des Amtsantrittes/Ernennungsdatum einzusetzen oder das Datum des Beitrittes?

Es ist immer jeweils das Datum der Funktionsübernahme einzusetzen. Tritt ein Mitglied einem Verein bei, übernimmt dieses mit seinem Beitritt die Funktion „Mitglied“ (in hitobito abgebildet durch die Rolle Mitglied in der Gruppe Mitglieder). Übernimmt dieses Mitglied später beispielsweise eine Funktion in der Musikkommission, so ist das Datum dieser Funktionsübernahme (und nicht das Beitrittsdatum) einzusetzen.

Wird die Dirigentin als Mitglied aufgeführt und wenn ja, wie, damit sie nicht zum Mitgliederbestand gezählt wird?

Vgl. Kapitel Dirigent erfassen

Weshalb ist die Anzahl „Erfasste Mitglieder“ (im Tab „Info“) grösser als die tatsächliche Anzahl an Mitgliedern?

In diesem Fall wurde einem oder mehreren Mitgliedern mehrfach die Rolle Mitglieder → Mitglied vergeben. Bitte achten Sie darauf, dass die Rolle Mitglieder → Mitglied jedem Mitlgied nur einmal vergeben wird. Für die Rechnungsstellung wird ausschliesslich auf die Angabe „Erfasste Mitglieder“ im Tab „Info“ abgestellt.

Ich sehe den Menüpunkt SUISA nicht, obwohl ich die Rolle „Verantwortlicher SUISA“ habe

Der Menüpunkt SUISA erscheint nur, wenn Sie in in der linken Spalte den Verein selektiert haben. Klicken Sie auf links auf den Namen Ihres Vereins, damit sie den Menüpunkt sehen und die SUSIA-Liste bearbeiten können.

Anhang 1: Gruppen und Rollen

Übersicht über alle Gruppen und deren Rollen sowie die entsprechenden Berechtigungen.

Berechtigungen Verein

Gruppe <Verein>

Administrator

• Alles Lesen und Schreiben auf dieser Ebene und allen darunter liegenden Ebenen. Erstellen von Anlässen und Abos auf dieser Ebene.

• Darf den Verein zu Musikfesten anmelden und die Anmeldung bearbeiten.

• Darf die UV-Lohnsummen verwalten.

DirigentIn

• keine

Verantwortlicher SUISA

• Lesen auf der Gruppe.

• Darf SUISA-Meldungen verwalten.

Gruppe Vorstand

Präsident

• Alles Lesen und Schreiben auf dieser Ebene. Erstellen von Anlässen und Listen auf dieser Ebene.

• Alles Lesen auf dieser Ebene und allen darunter liegenden Ebenen.

Vizepräsident

• Alles Lesen auf dieser Ebene und allen darunter liegenden Ebenen.

Kassier

• Alles Lesen auf dieser Ebene und allen darunter liegenden Ebenen.

• Erstellen und Verwalten von Rechnungen.

Veteranenchef

• Alles Lesen auf dieser Ebene und allen darunter liegenden Ebenen.

• Lesen der Kontaktdaten aller anderen Personen mit Kontaktdatenberechtigung.

Materialverwaltung

• Alles Lesen auf dieser Ebene und allen darunter liegenden Ebenen.

• Lesen der Kontaktdaten aller anderen Personen mit Kontaktdatenberechtigung.

Mitglied

• Alles Lesen auf dieser Ebene und allen darunter liegenden Ebenen.

• Lesen der Kontaktdaten aller anderen Personen mit Kontaktdatenberechtigung.

Gruppe Musikkommission

Präsident

• Alles Lesen auf dieser Ebene.

• Lesen und Schreiben auf der Gruppe und allen darunter liegenden Gruppen. Inklusive Erstellen von Anlässen und Abos.

Mitglied

• Alles Lesen auf dieser Ebene.

Gruppe Mitglieder

Adressverwaltung

• Lesen und Schreiben auf der Gruppe und allen darunter liegenden Gruppen. Inkl. Erstellen von Anlässen und Abos.

Mitglied

• Alles Lesen auf dieser Ebene.

Passivmitglied

Die Rolle Passivmitglied in der Gruppe Mitglieder kann nur öffentliche Daten (Gruppen, Anlässe und Listen; keine anderen Personen) sehen.

Ehrenmitglied

Die Rolle Ehrenmitglied in der Gruppe Mitglieder kann nur öffentliche Daten (Gruppen, Anlässe und Listen; keine anderen Personen) sehen.

Gruppe Arbeitsgruppe

Leitung

• Alles Lesen auf dieser Ebene.

Mitglied

• Lesen auf der Gruppe und allen darunter liegenden Gruppen.

Gruppe Kontakte

Kontakt

Die Rolle Kontakt kann in der Gruppe nur öffentliche Daten wie Gruppen, Anlässe und Listen, aber keine anderen Personen sehen.

Adressverwaltung

• Lesen und Schreiben auf der Gruppe und allen darunter liegenden Gruppen (ohne Ebenen). Inklusive Erstellen von Anlässen und Abos.

Berechtigungen Regionalverband

tbd

Berechtigungen Mitglieder-/Kantonalverband

Gruppe <Mitgliederverband>

Administrator

• Alles Lesen und Schreiben auf dieser Ebene und allen darunter liegenden Ebenen. Erstellen von Anlässen und Abos auf dieser Ebene.

• Darf die UV-Lohnsummen verwalten.

Verantwortlicher SUISA

• Lesen auf der Gruppe.

• Darf SUISA-Meldungen verwalten.

Gruppe Geschäftsstelle

Geschäftsführung

• Alles Lesen und Schreiben auf dieser Ebene und allen darunter liegenden Ebenen. Erstellen von Anlässen und Abos auf dieser Ebene.

• Erstellen und Verwalten von Rechnungen.

Mitarbeiter

• Alles Lesen und Schreiben auf dieser Ebene und allen darunter liegenden Ebenen. Erstellen von Anlässen und Abos auf dieser Ebene.

• Bestätigen der Kursanmeldungen für Personen dieser Ebene.

• Erstellen und Verwalten von Rechnungen.

Hilfe

• Alles Lesen auf dieser Ebene und allen darunter liegenden Ebenen.

Gruppe Vorstand

Präsident

• Alles Lesen und Schreiben auf dieser Ebene. Erstellen von Anlässen und Listen auf dieser Ebene.

• Alles Lesen auf dieser Ebene und allen darunter liegenden Ebenen.

Vizepräsident

• Alles Lesen auf dieser Ebene und allen darunter liegenden Ebenen.

Kassier

• Alles Lesen auf dieser Ebene und allen darunter liegenden Ebenen.

• Erstellen und Verwalten von Rechnungen.

Veteranenchef

• Alles Lesen auf dieser Ebene und allen darunter liegenden Ebenen.

Mitglied

• Alles Lesen auf dieser Ebene und allen darunter liegenden Ebenen.

Gruppe Musikkommission

Präsident

• Alles Lesen auf dieser Ebene.

• Lesen und Schreiben auf der Gruppe und allen darunter liegenden Gruppen. Inklusive Erstellen von Anlässen und Abos.

Mitglied

• Alles Lesen auf dieser Ebene.

Gruppe Arbeitsgruppe

Leitung

• Alles Lesen auf dieser Ebene.

Mitglied

• Lesen auf der Gruppe und allen darunter liegenden Gruppen.

Gruppe Kontakte

Kontakt

Die Rolle Kontakt kann in der Gruppe nur öffentliche Daten wie Gruppen, Anlässe und Listen, aber keine anderen Personen sehen.

Adressverwaltung

• Lesen und Schreiben auf der Gruppe und allen darunter liegenden Gruppen (ohne Ebenen). Inklusive Erstellen von Anlässen und Abos.

Gruppe Veteranen

Kantonaler Veteran

tbd

Kantonaler Ehrenveteran ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ tbd

Hint

In hitobito SBV gibt es keine Kontaktdatenberechtigung (:contact_data), wie in der Standard-Konfiguration von hitobito.

Hint

Die technische Dokumentation mit der vollständigen Übersicht, welche Rolle welche Attribute besitzt, findet sich auf Github

Anhang 2: MailChimp

Mit dem MailChimp-Export können die EmpfängerInnen von Mailinglisten in eine MailChimp-Liste exportiert werden.

Die MailChimp-Liste wird durch den Export **überschrieben**, d.h. EmpfängerInnen, welche in Hitobito der zu exportierenden Liste nicht mehr angehören (weil sie z.B. die entsprechende Rolle nicht mehr haben), werden in MailChimp beim nächsten Export gelöscht.

Die MailChimp-Liste wird automatisch **alle 24 Stunden** und bei Bedarf zusätzlich **manuell** auf Knopfdruck exportiert.

Das MailChimp-Feature ermöglicht es, die in hitobito organisierten Daten zu brauchen, um mit MailChimp gestaltete Newsletter zu versenden.

Verknüpfen einer Mailingliste mit MailChimp

Mit jeder Mailingliste kann jeweils eine MailChimp-Audience verknüpft werden. Dies geschieht in den Einstellungen der Mailingliste durch die beiden Felder «MailChimp API-Schlüssel» und «MailChimp Listen-ID»:

Standardmässig werden nur die Haupt-E-Mailadressen der Abonnent\*innen synchronisiert. Sollen weitere E-Mailadressen, welche die Option "Versand" haben ebenfalls mit MailChimp synchronisiert werden, ist die Option "Alle Versandadressen synchronisieren" anzuwählen.

Die «MailChimp Listen-ID» können Sie in den Einstellungen der gewünschten Audience in MailChimp holen (in gelb oben rechts):

Der «MailChimp API-Schlüssel» ermöglicht es einer fremden Applikation wie hitobito, in Ihrem Namen Änderungen in MailChimp vorzunehmen. Sie können einen neuen API-Schlüssel im Menu «Extras / API keys» in den Einstellungen Ihres Profils erstellen. Auf der entsprechenden Seite können Sie «Create A Key» drücken (im Bild unten links) und den «API key» aus dem Textfeld (im Bild gelb hinterlegt) in das entsprechende Feld in hitobito kopieren:

Gratuliere, nach dem Speichern dieser zwei Informationen ist nun Ihre Mailingliste mit der MailChimp-Liste verknüpft!

Exportieren nach MailChimp

Um die EmpfängerInnen einer Mailingliste nach MailChimp zu exportieren, wählen Sie die entsprechende Option unter «Export» in der Ansicht «Abonnenten» Ihrer Mailingliste in hitobito aus:

Der Export-Befehl 'Mailchimp' ist nur sichtbar, wenn die Mailingliste vorgängig mit einer MailChimp-Audience verknüpft wurde.

Nach dem Auslösen des Exports wird die Liste im Hintergrund in die gewählte MailChimp-Audience exportiert und die EmpfängerInnen Ihrer Mailingliste sollten nach kurzer Zeit dort erscheinen.

EmpfängerInnen Ihrer Mailingliste, welche sich in der Vergangenheit aktiv bei MailChimp von Ihrer Liste abgemeldet haben (über den Abmelden-Link in Ihrer E-Mail), behalten ihren «Unsubscribed»-Status und erhalten auch nach einem neuerlichen Export aus hitobito keine E-Mails mehr von Ihnen.